Размер:
AAA
Кернинг:
AAAAAA
Цвет: CCC
Изображения Вкл.Выкл.
Обычная версия сайта
Поиск

Распоряжение Администрации города Кургана от 10.07.2018 № 128-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах


Тема:  010.150.000 Городское самоуправление
Тип:  РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА
Подготовлен в подразделении:  АГ ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Номер:  128-р
Дата:  10.07.2018
Статус:  Действует
Дата публикации на сайте: 10.07.2018
Отменяемые документы:
Администрация города Кургана от 24.06.2015 N 48-р О внесении изменений и дополнений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»
Администрация города Кургана от 14.02.2012 N 8-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах
Администрация города Кургана от 24.07.2015 N 62-р О внесении изменений и дополнения в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»
Администрация города Кургана от 20.05.2016 N 86-р О внесении изменений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»

Скачать документ в формате Microsoft Word (страниц: 141, размер: 2.48 MB)

Российская Федерация

Курганская область

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

от «_10_»_________июля 2018_________ г. N__128-р__

Курган

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в Администрации города Кургана и ее органах

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации города Кургана и ее органах:

  1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах согласно приложению к настоящему распоряжению.

  2. Руководителям органов, структурных подразделений Администрации города Кургана обеспечить соблюдение Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах.

  3. Признать утратившими силу:

    1. распоряжение Администрации города Кургана от 14.02.2012 г.8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»;

    2. распоряжение Администрации города Кургана от 24.06.2015 г. № 48-р «О внесении изменений и дополнений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»»;

    3. распоряжение Администрации города Кургана от 24.07.2015 г. № 62-р «О внесении изменений и дополнения в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»»;

    4. распоряжение Администрации города Кургана от 20.05.2016 г.86-р «О внесении изменений в распоряжение Администрации города Кургана от 14 февраля 2012 года № 8-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»».

  1. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Кургана Заскалькина С.Н.

Руководитель Администрации

города Кургана А.Ю. Потапов

Матвеева Марина Сергеевна

(3522) 42-88-10 доб. 280 #

Приложение

к распоряжению

Администрации города Кургана

от __10.07.2018__ г. № _128-р_

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах»

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в Администрации города Кургана и ее органах

РАЗДЕЛ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кургана и ее органах (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности Администрации города Кургана и ее органов документов, способствует совершенствованию и повышению эффективности делопроизводства в Администрации города Кургана и ее органах.

  2. Инструкция разработана в соответствии со следующими законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Курганской области, Курганской городской Думы и Администрации города Кургана:

      1. Федеральный закон от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

      2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

      3. Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

      4. постановление Правительства Курганской области от 24 августа 2009 г. № 480 «Об утверждении правил делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»;

      5. указ Губернатора Курганской области от 05 марта 2011 г. № 72 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области»;

      6. решение Курганской городской Думы от 04 июля 2001 г. № 80 «О гербе муниципального образования города Кургана»;

      7. Регламент Администрации города Кургана.

  1. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации города Кургана и ее органах, обеспечивают выполнение требований Инструкции.

  2. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения.

  3. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного доступа в органах и структурных подразделениях Администрации города Кургана утверждается постановлением Администрации города Кургана.

  4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Инструкцией об организации работы по рассмотрению обращений и приему граждан в Администрации города Кургана и ее органах, утвержденной распоряжением Администрации города Кургана.

  5. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

  6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Кургана осуществляет отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана, в органах - отделы документационного и юридического сопровождения органов Администрации города Кургана (далее - службы делопроизводства).

  7. По вопросам организации делопроизводства службы делопроизводства взаимодействуют со структурными подразделениями Администрации города Кургана и ее органов, с подведомственными учреждениями Администрации города Кургана и ее органов.

  8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях и органах Администрации города Кургана возлагается на их руководителей.

  9. Руководители структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов определяют ответственного за работу с документами в структурном подразделении Администрации города Кургана, ее органе.

  10. Передача копий документов Администрации города Кургана представителям средств массовой информации для официального опубликования в СМИ осуществляется управлением массовых коммуникаций и общественных отношений аппарата Главы города Кургана и Курганской городской Думы на основании документов, представленных службами делопроизводства. Передача указанных копий документов в обязательном порядке согласуется с управляющим делами Администрации города Кургана.

  11. При работе с документами, поступившими в Администрацию города Кургана и ее органы и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить поправки и делать пометки в подлиннике (оригинале) документа.

  12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, переводе по службе работники структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов обязаны передать все находящиеся у них документы в соответствующие службы делопроизводства или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа.

При увольнении или переводе по службе работники структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов обязаны передать все находящиеся у них документы в соответствующие службы делопроизводства или руководителю структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа, для дальнейшей отметки руководителем службы делопроизводства в обходном листе.

  1. Работники структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

  2. Учет и регистрация документов в Администрации города Кургана и ее органах ведется с использованием информационных систем.

РАЗДЕЛ II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

  1. В настоящей Инструкции используются термины, определения, которые установлены:

  1. Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

  2. ГОСТом Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст;

  3. ГОСТом Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст;

  4. Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области, утвержденными постановлением Правительства Курганской области от 24.08.2009 г. № 480;

  5. Положением о муниципальных правовых актах города Кургана, утвержденным решением Курганской городской Думы от 21.12.2005 г. № 322.

  1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

    1. документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

    2. вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

    3. официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

    4. архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

    5. электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

    6. муниципальный правовой акт муниципального образования города Кургана - решение, принятое непосредственно населением города Кургана по вопросам местного значения, либо решение, принятое органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления по вопросам местного значения, по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными и областными законами, а также по иным вопросам, отнесенным Уставом муниципального образования города Кургана в соответствии с федеральными законами к полномочиям органов местного самоуправления и (или) должностных лиц местного самоуправления, документально оформленные, обязательные для исполнения на территории города Кургана, устанавливающие либо изменяющие общеобязательные правила или имеющие индивидуальный характер;

    7. нормативный правовой акт города Кургана - официальный письменный документ, принятый органом местного самоуправления города Кургана в порядке, установленном Положением о муниципальных правовых актах города Кургана, утвержденным решением Курганской городской Думы, в пределах его компетенции, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы (правила поведения), обязательные для исполнения на территории города Кургана неопределенным кругом лиц, рассчитанные на неоднократное применение;

    8. ненормативный (индивидуальный) правовой акт - официальный письменный документ, принятый (изданный) в порядке, установленном Положением о муниципальных правовых актах города Кургана, утвержденным решением Курганской городской Думы, органом местного самоуправления или должностным лицом местного самоуправления, носящий индивидуальный характер и связанный с конкретными правоотношениями;

    9. протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаниях;

    10. внутренний документ - документ, созданный в Администрации города Кургана и ее органе, используемый в текущей деятельности Администрации города Кургана и ее органа;

    11. служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Администрации города Кургана;

    12. служебная переписка - различные виды официальных документов (деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное сообщение) информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации города Кургана и ее органов, органов власти, организаций и граждан;

    13. служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Администрацией города Кургана и ее органом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

    14. телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

    15. факсограмма (факс) - получаемая копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

    16. телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

    17. электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

    18. запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

    19. подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

    20. копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

    21. заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

    22. выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

    23. юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

    24. юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия;

    25. реквизит документа - элемент оформления документа;

    26. автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие данный документ;

    27. бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

    28. шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

    29. унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

    30. пустая строка - строка, не содержащая символы, с параметрами шрифта основного текста;

    31. оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

    32. регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

    33. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

    34. регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

    35. дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

    36. электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

    37. документированная информация - структурированная информация, зафиксированная на носителе;

    38. номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

    39. экспертиза ценности документов - Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

    40. формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

    41. делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

    42. документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

    43. электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

    44. объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

РАЗДЕЛ III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА И ЕЕ ОРГАНАХ

Глава 1. Бланки документов

  1. Документы, создаваемые в Администрации города Кургана и ее органах, оформляются на бланках.

  2. В Администрации города Кургана и ее органах применяются следующие виды бланков:

    1. бланк постановления Администрации города Кургана;

    2. бланк распоряжения Администрации города Кургана;

    3. бланки писем Администрации города Кургана, ее органа и структурного подразделения;

    4. бланк поручения Руководителя Администрации города Кургана;

    5. бланки приказов органа Администрации города Кургана;

    6. бланки резолюций: «Руководитель Администрации города Кургана», «Первый заместитель Руководителя Администрации города Кургана», «Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента развития городского хозяйства»; «Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента социальной политики»; «Директор Департамента архитектуры, строительства и земельных отношений»; «Директор Департамента экономического развития, предпринимательства и торговли»; «Директор Департамента финансов и имущества»; «Директор Департамента жилищно-коммунального хозяйства», «Управляющий делами Администрации города Кургана», «Заместитель управляющего делами Администрации города Кургана» - оформляются на формате А5 (148х210), А6 (105х148) и используются должностными лицами Администрации города Кургана и ее органов для внутренней переписки, оформления поручений и ответов на поручения Руководителя Администрации города Кургана.

  1. Письма оформляются на бланках. Необходимость бланков писем структурных подразделений в Администрации города Кургана определяет управляющий делами, в органе Администрации города Кургана - руководитель органа Администрации города Кургана.

  2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210) либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

  3. При подготовке документов в Администрации города Кургана и ее органах используются шаблоны бланков документов, расположенные в папке (F:\SHABLON) на файловом сервере в сети Администрации города Кургана.

  4. Шаблоны бланков размещаются:

          1. бланки муниципальных правовых актов - в папке F:\SHABLON\Правовые акты;

          2. бланки писем Администрации города Кургана, ее органов и структурных подразделений - в папке F:\SHABLON\Угловые штампы;

          3. бланк резолюции Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов, управляющего делами Администрации города Кургана и заместителя управляющего делами Администрации города Кургана, бланк поручения Руководителя Администрации города Кургана - в папке F:\SHABLON\Резолюции.

  1. Образцы бланков приведены в приложении 1 к настоящей Инструкции.

Глава 2. Реквизиты документов

  1. В Администрации города Кургана и ее органах установлен следующий состав реквизитов документов:

  1. герб города Кургана;

  2. наименование организации - автора документа;

  3. наименование структурного подразделения - автора документа;

  4. справочные данные об организации;

  5. наименование вида документа;

  6. дата документа;

  7. регистрационный номер документа;

  8. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

  9. место составления (издания) документа;

  10. гриф ограничения доступа к документу;

  11. гриф утверждения документа;

  12. гриф согласования документа;

  13. адресат;

  14. заголовок к тексту;

  15. текст документа;

  16. отметка о приложении;

  17. виза;

  18. подпись;

  19. отметка об электронной подписи;

  20. печать;

  21. отметка об исполнителе;

  22. отметка о заверении копии;

  23. отметка о поступлении документа;

  24. резолюция;

  25. отметка о контроле;

  26. отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

  1. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно» и «Подлежит возврату».

  2. При подготовке документов необходимо руководствоваться в т.ч. Правилами оформления реквизитов документов (приложение 2 к настоящей Инструкции).

Глава 3. Подготовка и оформление правовых актов
Администрации города Кургана

§ 1. Общие положения

  1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Администрации города Кургана осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Курганской области, муниципальными правовыми актами города Кургана.

  2. Работа специалистов с проектами правовых актов осуществляется с использованием информационной системы персональных данных «Система электронного документооборота и управления административными процессами (Naumen DMS)» (далее -СЭД Naumen DMS).

  3. Проекты постановлений (распоряжений) должны отвечать следующим требованиям:

  • соответствовать действующему законодательству;

  • быть тщательно подготовленными, отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность его двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

  • содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

  • содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения;

  • содержать поручения о контроле исполнения правового акта с указанием на кого возложен контроль;

  • учитывать ранее принятые муниципальные правовые акты по данному вопросу во избежание повторений или противоречий.

  1. Подготовка правового акта Администрации города Кургана возлагается на один или несколько органов, структурных подразделений Администрации города Кургана с учетом их функций. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

  2. Срок подготовки проекта и издания правового акта во исполнение федерального, областного законодательства, муниципальных правовых актов, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

  3. В процессе работы над проектом правового акта должны быть изучены относящиеся к теме проекта законодательство Российской Федерации и Курганской области, муниципальные правовые акты, практика применения соответствующих правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные исследований, если таковые проводились.

  4. Текст проекта правового акта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений, быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

  5. В тексте муниципального акта сложные предложения заменяются простыми, применяются устойчивые словосочетания делового стиля, употребляются глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.).

  6. Если в правовом акте содержатся указания о выделении финансовых средств, то должен быть указан источник финансирования.

  7. Содержание издаваемых муниципальных правовых актов Администрации города Кургана не должно противоречить актам, изданным ранее или дублировать их, если при этом ранее изданный акт не изменяется (отменяется).

  8. В правовом акте делается ссылка на документ, дату принятия, номер и заголовок, если он принимается во исполнение федерального или областного законодательства, муниципальных правовых актов. При необходимости для полноты изложения вопроса в правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения этих документов.

  9. Правовой акт Администрации города Кургана должен быть лаконичным, его объем не должен превышать, как правило, трех печатных листов.

  10. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) Администрации города Кургана возлагается на лиц, инициировавших разработку данных документов.

  11. Одновременно с разработкой проекта правового акта, при необходимости, должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных по этому вопросу актов или их частей, которые включаются в текст нового правового акта.

  12. Если изменения или дополнения в ранее изданный по этому вопросу правовой акт значительного объема или вносятся более трех раз, то в целях их упорядочения разрабатывается и вносится правовой акт в новой редакции.

  13. На проекте правового акта Администрации города Кургана обязательно согласование:

      1. руководителя структурного подразделения автора документа;

      2. руководителей органов Администрации города Кургана в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы;

      3. руководителей структурных подразделений Администрации города Кургана, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

      4. руководителей других учреждений и организаций - при необходимости;

      5. правового управления Администрации города Кургана;

      6. управляющего делами Администрации города Кургана.

  1. Проекты правовых актов обязательно согласовываются с должностными лицами, на которых возлагается контроль за их исполнением.

  2. Проекты правовых актов Администрации города Кургана без согласования правового управления Администрации города Кургана и управляющего делами Администрации города Кургана на подпись Руководителю Администрации города Кургана не представляются.

  3. Проекты правовых актов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с Департаментом финансов и имущества Администрации города Кургана.

  4. Проекты правовых актов, утверждающие муниципальные программы либо изменения в них, обязательно согласовываются с председателем Контрольно-счетной палаты города Кургана.

  5. Проекты правовых актов, утверждающие уставы муниципальных предприятий и учреждений, штатные расписания, награждения Почетными грамотами Администрации города Кургана и вручения Благодарственных писем Администрации города Кургана, включая изменения в них, обязательно согласовываются с отделом муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

  6. Проекты правовых актов, утверждающие уставы муниципальных предприятий и учреждений и изменения к ним, должны содержать отдельный пункт следующего содержания:

- «Настоящее постановление подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для Администрации города Кургана и Инспекции ФНС России по городу Кургану».

  1. Проект правового акта согласовывается органом или структурным подразделением не более трех рабочих дней. Срочные проекты согласовываются в течение дня. Общий срок прохождения проекта не должен превышать 10 дней.

  2. Проекты правовых актов, требующие независимой экспертизы, размещаются на официальном сайте муниципального образования города Кургана в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в разделе «Администрация/Проекты муниципальных правовых актов» управлением информационных технологий Администрации города Кургана на срок, предусмотренный законодательством.

  3. Проекты правовых актов Администрации города Кургана согласуются в СЭД Naumen DMS с использованием электронной подписи.

  4. При увольнении из Администрации города Кургана и ее органов электронные подписи уполномоченных лиц должны быть аннулированы на основании распоряжения об увольнении. Ответственность за своевременное аннулирование электронных подписей возложена на специалистов, ответственных за техническую защиту информации в Администрации города и ее органах.

  5. Если в процессе доработки в проект правового акта внесены изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

  6. Правовая экспертиза правовых актов Администрации города Кургана осуществляется правовым управлением Администрации города Кургана. В ходе проведения правовой экспертизы определяется необходимость публикации правового акта в средствах массовой информации.

  7. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы, обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному официальному опубликованию.

  8. Решение об официальном опубликовании акта оформляется отдельным пунктом данного нормативного правового акта по форме:

1) в случае, если правовой акт публикуется полностью:

«1. Опубликовать настоящее постановление в газете «Курган и курганцы» и разместить на официальном сайте муниципального образования города Кургана в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу www.kurgan-city.ru.»;

2) при наличии приложений, которые не требуют публикации в средствах массовой информации:

«1. Опубликовать настоящее постановление в газете «Курган и курганцы», за исключением приложений к настоящему постановлению.

2. Разместить настоящее постановление с приложениями на официальном сайте муниципального образования города Кургана в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу www.kurgan-city.ru.».

  1. Проекты муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия, проводимой органами местного самоуправления в порядке, установленном решением Курганской городской Думы в соответствии с законом Курганской области.

  2. Оценка регулирующего воздействия проектов муниципальных нормативных правовых актов проводится Департаментом экономического развития, предпринимательства и торговли Администрации города Кургана в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и бюджета города Кургана.

  3. Ответственность за несоблюдение установленного порядка подготовки правовых актов города несут руководители органов и структурных подразделений Администрации города Кургана и ее органов, которым поручена его подготовка.

  4. Проекты постановлений и распоряжений Администрации города Кургана, регистрируемых в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана, направляются заведующему отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана для проверки на соответствие требованиям Регламента Администрации города Кургана и настоящей Инструкции.

  5. Проекты документов могут быть отклонены заведующим отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана или отправлены на доработку в случаях:

      • просьбы автора документа или правового управления Администрации города Кургана;

      • отсутствия необходимых согласований;

      • наличия стилистических и (или) орфографических ошибок;

      • отсутствия приложений к правовому акту;

      • оформления проекта не в соответствии с настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации города Кургана, ее органов и подведомственных учреждений в СЭД Naumen DMS.

      • После проверки в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана подготовленные проекты правовых актов направляются на согласование управляющему делами Администрации города Кургана.

      • После согласования проекта правового акта управляющим делами Администрации города Кургана специалисты отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана или отдела муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана распечатывают один экземпляр проекта правового акта и информационного листа из СЭД Naumen DMS. Информационный лист из СЭД Naumen DMS распечатывается на оборотной стороне листа, который подписывает Руководитель Администрации города Кургана.

      • Специалисты отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана, отдела муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана ежедневно предоставляют проекты правовых актов на подпись Руководителю Администрации города Кургана.

      • Подписанные Руководителем Администрации города Кургана постановления и распоряжения Администрации города Кургана передаются для дальнейшей работы в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана, отдел муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

      • Постановления Администрации города Кургана по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров бесплатной передачи жилого помещения в собственность граждан, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров социального или специализированного найма муниципального жилищного фонда, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров коммерческого найма муниципального жилищного фонда города Кургана, распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана - регистрируются в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана, распоряжения по личному составу - в отделе муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

      • После регистрации документа специалистами соответствующего отдела отсканированный экземпляр правового акта в формате PDF/A-1 подписывается электронной подписью и прикрепляется к карточке электронного документа в СЭД Naumen DMS в качестве вложения.

      • Датой распорядительных документов является дата их подписания.

      • Правовые акты Администрации города Кургана вступают в силу с момента их принятия, если иное не определено самим актом.

      • Внесение каких-либо исправлений в принятые распорядительные документы строго запрещено.

      • Официальное разъяснение правовых актов Администрации города Кургана осуществляется в соответствии с порядком, установленным муниципальными правовыми актами.

      • Правовые акты Администрации города Кургана могут быть обжалованы в судебном порядке.

      • Каждая копия рассылаемого правового акта должна быть заверена печатью отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана или отдела муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана. Отделы отвечают за точное соответствие копий подлиннику акта.

      • Копия постановления Администрации города Кургана по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, подлежит направлению в прокуратуру города Кургана.

      • Постановления Администрации города Кургана по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров бесплатной передачи жилого помещения в собственность граждан, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров социального или специализированного найма муниципального жилищного фонда, постановления Администрации города Кургана по заключению договоров коммерческого найма муниципального жилищного фонда города Кургана, распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана хранятся в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана 5 лет, после чего передаются на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана» (далее - муниципальный архив).

      • Подлинники правовых актов Администрации города Кургана по вопросам прохождения муниципальной службы муниципальными служащими Администрации города Кургана, её органов и структурных подразделений, по вопросам регулирования трудовых отношений с муниципальными служащими и служащими Администрации города Кургана, её органов и структурных подразделений, руководителями муниципальных предприятий, учреждений хранятся в отделе муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана, после передаются на длительное хранение в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана в соответствии с Перечнями типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения (далее - Перечнями).

      • Ознакомление с правовыми актами, хранящимися в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана, допускается только с разрешения заведующего отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана.

      • При необходимости - заверение копий правовых актов Администрации города Кургана, переданных на постоянное хранение в государственный или муниципальный архивы, осуществляется при предъявлении в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана архивной справки соответствующего архива.

      • Контроль за сохранностью документов, качеством и полнотой дел, передаваемых в муниципальный архив, осуществляет отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана.

      • § 2. Оформление проектов
        постановлений и распоряжений

        1. Проекты правовых актов Администрации города Кургана и приложения к ним создаются в текстовом редакторе, в едином файле, используя программу «Шаблоны правовых актов», с учетом ее Инструкции.

        2. Постановления и распоряжения Администрации города Кургана и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм): левое поле - не менее 3,0 см., правое, верхнее и нижнее - 2,0 см., шрифтом  PT Astra Serif размером № 14 через 1 межстрочный интервал, допускается уменьшение шрифта PT Astra Serif до размера № 13.

        3. Для постановлений и распоряжений Администрации города устанавливаются следующие реквизиты:

        1. в верхней части по центру отдельной строкой указываются слова «Российская Федерация» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

        2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Курганская область» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

        3. ниже по центру помещается герб города Кургана в черно-белом (монохромном) воспроизведении;

        4. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА» прописными буквами шрифтом PT Astra Serif размером № 14;

        5. ниже по центру указывается наименование вида документа - «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» либо «РАСПОРЯЖЕНИЕ» прописными буквами полужирным шрифтом PT Astra Serif размером № 14;

        6. ниже по центру указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

        7. ниже по центру указывается место составления (издания) документа «Курган» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

        8. ниже по центру располагается заголовок правового акта.

        Заголовок отделяется от предыдущего реквизита не менее 1, но не более 4 пустыми строками, печатается размером шрифта основного текста через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.

        Пишется с прописной буквы размером шрифта основного текста и отвечает на вопрос «О чем (о ком) издан правовой акт?». Точка в конце заголовка не ставится.

        В заголовке правового акта о внесении изменений или дополнений в действующие муниципальные правовые акты необходимо указывать дату регистрации, регистрационный номер и заголовок конкретного правового акта, в который вносятся изменения или дополнения.

        Пример:

        О внесении изменений и дополнений в постановление

        Администрации города Кургана от 06 октября 2006 года № 5972

        «О межведомственной комиссии по регулированию рынка транспортных услуг в городе Кургане»

        Наименование карточки документа в СЭД Naumen DMS должно совпадать с заголовком постановления, распоряжения;

        1. ниже, не менее чем через одну пустую строку, по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст шрифтом PT Astra Serif размером №14 через 1 межстрочный интервал, допускается уменьшение шрифта PT Astra Serif до размера № 13;

        2. ниже, не менее чем через одну пустую строку, указывается подпись, которая состоит из слов «Руководитель Администрации города Кургана» и инициалов имени, отчества и фамилии Руководителя Администрации города Кургана.

        Слова «Руководитель Администрации города Кургана» печатаются в две строки. От границы левого поля печатаются слова «Руководитель Администрации», а слова «города Кургана» центрируется относительно этих слов. Инициалы имени, отчества и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста через 1 межстрочный интервал.

        Руководитель Администрации города Кургана подписывает постановления и распоряжения Администрации города Кургана на бумажном носителе собственноручно, применение факсимиле не допускается.

        Если Руководитель Администрации города Кургана отсутствует, то постановления и распоряжения Администрации города Кургана подписываются лицом, исполняющим его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы (имя, отчество) и фамилия;

        1. на лицевой стороне последнего листа постановления, распоряжения (после подписи Руководителя Администрации города Кургана) в нижнем углу от левой границы проставляются в одну - две строки размером шрифта № 10 фамилия, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана);

        2. на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта (подлинника), на котором расположена подпись Руководителя Администрации города Кургана, распечатывается полная история обработки данного документа (информационный лист из СЭД Naumen DMS).

        1. Текстовая часть муниципального правового акта может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

        2. Преамбула муниципального правового акта содержит разъяснение целей, мотивов, оснований его принятия со ссылкой на законодательство и может состоять из абзацев. Включение в преамбулу положений нормативного характера не допускается.

        Преамбула в проектах постановления Администрации завершается словами «Администрация города Кургана постановляет. Последнее слово печатается полужирным шрифтом и разряженным интервалом через 2 пт. Не допускается использование пробелов при создании интервала.

        1. Структура правовых актов Администрации города Кургана и приложений к ним может состоять из пунктов, которые при необходимости объединяются в параграфы, главы, разделы. Разделы правовых актов Администрации города Кургана должны иметь нумерацию римскими цифрами с точкой. Главы, параграфы правовых актов Администрации города Кургана должны иметь нумерацию арабскими цифрами с точкой.

        Разделы, главы, параграфы правовых актов Администрации города Кургана обозначаются соответственно словами «РАЗДЕЛ», «Глава», символом «§» и должны иметь заголовки без точки, которые выравниваются по центру.

        Заголовки разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

        Пример:

        РАЗДЕЛ VI. ОСНОВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

        Обозначение главы печатается с прописной буквы. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

        Пример:

        Глава 1. Общие положения

        Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

        Пример:

        § 1. Мероприятия по противопожарной безопасности

        1. В зависимости от содержания раздел, глава и параграф могут подразделяться на пункты, подпункты, абзацы.

        Пункт может состоять из подпунктов, пронумерованных в пределах данного пункта арабскими цифрами со скобкой без точки. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой.

        Подпункты следуют после двоеточия через точку с запятой. В конце последнего подпункта ставится точка.

        Пример:

        3. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении муниципальной услуги «Финансирование капитального ремонта многоквартирных домов в городе Кургане»:

        1. консультации (справки) по вопросу финансирования капитального ремонта многоквартирных домов в городе Кургане предоставляются специалистами Департамента;

        2. консультации предоставляются при личном обращении гражданина, индивидуального предпринимателя или представителя юридического лица посредством почтовой связи, телефона или электронной почты.

        Пункт, подпункт, абзац начинаются с абзацного отступа. Пункт, подпункт состоят из одного или нескольких абзацев, не имеющих названия.

        Абзацы могут обозначаться дефисами и заканчиваются точкой с запятой, за исключением последнего абзаца, заканчивающегося точкой. Обозначение абзацев другими символами, кроме дефисов, не допускается.

        Пример:

        1. Требования, предъявляемые к задачам целевой программы:

          • специфичность (цели должны соответствовать компетенции исполнителей целевой программы);

          • достижимость (цели должны быть потенциально достижимы).

        1. Разделы, главы, параграфы, пункты должны иметь единую сквозную нумерацию. Не допускается отдельная нумерация пунктов каждого раздела, главы или параграфа. Подпункты каждого пункта нумеруются отдельно.

        2. В исключительных случаях при внесении изменений и (или) дополнений в виде самостоятельного пункта допускается нумерация пункта со знаками 1,2,3 , оформленных надстрочным шрифтом.

        3. Приложения к постановлениям, распоряжениям Администрации города Кургана оформляются на отдельных листах бумаги формата А4 - А3.

        Размеры полей, шрифты и интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений Администрации города Кургана.

        Если в тексте постановления, распоряжения Администрации города Кургана дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на постановление, распоряжение Администрации города Кургана и указывается заголовок правового акта.

        При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «№», при ссылках на приложения в тексте знак «№» также не указывается.

        При наличии нескольких однотипных приложений в тексте постановления, распоряжения допускается ссылка «согласно приложениям 1-7.».

        Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля, печатаются через один межстрочный интервал и ограничиваются правым полем документа.

        Пример:

        Приложение 2

        к постановлению

        Администрации города Кургана

        от _______________ г. № _______

        «Об утверждении состава комиссии»

        1. Заголовок приложения должен быть идентичен названию приложения в постановляющей (распорядительной) части муниципального правового акта. Заголовок приложения располагается не менее чем через одну пустую строку от даты, номера акта и заголовка к правовому акту, а от текста приложения - не менее чем одной пустой строкой.

        Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом. В первой строке заголовка к тексту приложения выделяется прописными буквами наименование приложения.

        Пример:

        СОСТАВ

        межведомственной комиссии

        по регулированию рынка транспортных услуг

        в городе Кургане

        1. Списки и составы комиссий оформляются в алфавитном порядке по фамилии, если действующим законодательством предусмотрены требования об определении персонального состава комиссий. Образец оформления с указанием персонального состава комиссии приведен в приложении 3 к настоящей Инструкции. Если требования об определении персонального состава отсутствуют, то списки и составы комиссий оформляются по должности. При оформлении состава комиссии должности располагаются по пунктам одна под другой в соответствии с группами должностей в алфавитном порядке. Образец оформления без указания персонального состава комиссии приведен в приложении 4 к настоящей Инструкции.

        2. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

        Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

        Правила оформления таблиц приведены в приложении 5 к настоящей Инструкции.

        1. Муниципальный правовой акт имеет сквозную нумерацию, начиная со второго листа, включая приложения. Первый лист документа, выполненный на бланке, включается в общую нумерацию, но номер на нем не проставляется. Исключение составляют правовые акты, утверждающие уставы муниципальных предприятий и учреждений и изменения к ним, в которых нумерация листов не проставляется.

        Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля, начиная со второй страницы без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов и знаков тире. Номера страниц печатаются размером шрифта №10-12.

        1. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается размером шрифта, уменьшенным на 1-2 пункта относительно основного текста документа, через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

        На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

        1. В конце приложения после текста не менее чем через одну пустую строку по центру ставится прямая черта.

        2. Даты в текстах муниципальных правовых актов оформляются либо словесно - цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (словом), год (четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (пример - 01 июля 2018 г.), либо цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (пример - 01.10.2018 г.).

        3. Образец оформления проекта постановления Администрации города Кургана приведен в приложении 6 к настоящей Инструкции.

        Образец оформления приложения к постановлению Администрации города Кургана приведен в приложении 7 к настоящей Инструкции.

        Образец оформления проекта распоряжения Администрации города Кургана приведен в приложении 8 к настоящей Инструкции.

        Образец оформления проекта распоряжения по личному составу Администрации города Кургана приведен в приложении 9 к настоящей Инструкции.

        § 3. Организация работы по регистрации и рассылке
        муниципальных правовых актов

        1. Подписанные Руководителем Администрации города Кургана постановления и распоряжения Администрации города Кургана передаются для дальнейшей обработки в отдел документационного обеспечения, отдел муниципальной службы и кадров.

        2. Датой регистрации муниципального правового акта является дата его подписания.

        Дата регистрации муниципального правового акта проставляется специалистами отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана при регистрации документа.

        Дата регистрации постановлений, распоряжений оформляется словесно-цифровым способом в следующей последовательности - число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (пример - 10 мая 2018 г.). Если число месяца или порядковый номер месяца в году является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (пример - 05 мая 2018 г.).

        Дата регистрации постановлений, распоряжений на приложении к постановлению, распоряжению оформляется цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (пример - 01.10.2018 г.).

        1. Правовым актам присваиваются порядковые номера в автоматизированном режиме по видам правовых актов в пределах календарного года (пример - № 52).

        В Администрации города Кургана подлежат регистрации 3 вида постановлений и 5 видов распоряжений. В целях улучшения поисковой системы каждому виду постановления и распоряжения присвоен свой «литер»:

        • постановления Администрации города Кургана;

        регистрируются без литера

        • постановления Администрации города Кургана по заключению договоров бесплатной передачи жилого помещения в собственность граждан;

        №… - п

        • постановления Администрации города Кургана по заключению договоров социального или специализированного найма муниципального жилищного фонда;

        № … - н

        • постановления Администрации города Кургана по заключению договоров коммерческого найма муниципального жилищного фонда города Кургана;

        № … - к

        • распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана;

        № … - р

          • распоряжения Администрации города Кургана по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; изменение фамилии; поощрение, награждение, оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск);

        № … - л

        • распоряжения Администрации города Кургана по личному составу (ежегодные очередные оплачиваемые, дополнительные оплачиваемые отпуска, дисциплинарные взыскания, объявление рабочего дня, предоставление дня отдыха, командировки);

        №… - л - 1

        • распоряжения Администрации города Кургана по регулированию трудовых отношений с руководителями муниципальных предприятий, учреждений (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации; изменение фамилии; поощрение, награждение, оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск);

        № … - м

        • распоряжения Администрации города Кургана по регулированию трудовых отношений с руководителями муниципальных предприятий, учреждений (ежегодные очередные оплачиваемые, дополнительные оплачиваемые отпуска, дисциплинарные взыскания, объявление рабочего дня, предоставление дня отдыха, командировки).

        №… - м - 1

        1. Копии правовых актов направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, оформленным автором документа и заверяются печатью соответствующего отдела.

        Глава 4. Подготовка и оформление отдельных видов документов
        в Администрации города Кургана и ее органах

        § 4. Приказ

        1. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения органов Администрации города Кургана на основании указаний руководителя органа. Работа специалистов с проектами приказов осуществляется с использованием СЭД Naumen DMS.

        2. Приказы органов Администрации города Кургана и приложения к ним создаются в текстовом редакторе, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм): левое поле - не менее 3,0 см., правое, верхнее и нижнее - 2,0 см., шрифтом PT Astra Serif размером № 14 через 1 межстрочный интервал, допускается уменьшение шрифта PT Astra Serif до размера № 13.

        3. Для приказов органов устанавливаются следующие реквизиты:

          1. в верхней части по центру отдельной строкой указываются слова «Российская Федерация» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

          2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Курганская область» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

          3. ниже по центру помещается герб города Кургана в черно-белом (монохромном) воспроизведении;

          4. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА» прописными буквами шрифтом PT Astra Serif размером № 14;

          5. ниже по центру отдельной строкой указывается наименование органа Администрации города Кургана - «ДЕПАРТАМЕНТ …» прописными буквами шрифтом PT Astra Serif размером № 14;

          6. ниже по центру указывается наименование вида документа - «ПРИКАЗ» прописными буквами полужирным шрифтом PT Astra Serif размером № 14 разряженным интервалом через 2 пт.;

          7. ниже по центру указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

          8. ниже по центру указывается место составления (издания) документа «Курган» шрифтом PT Astra Serif размером № 12;

          9. ниже по центру располагается заголовок приказа.

        Заголовок отделяется от предыдущего реквизита не менее 1, но не более 4 пустыми строками, печатается размером шрифта основного текста через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.

        Пишется с прописной буквы размером шрифта основного текста и отвечает на вопрос «О чем (о ком) издан приказ?». Точка в конце заголовка не ставится;

          1. ниже, не менее чем через одну пустую строку, по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст шрифтом PT Astra Serif размером №14 через 1 межстрочный интервал, допускается уменьшение шрифта PT Astra Serif до размера № 13;

          2. ниже, не менее чем через одну пустую строку, указывается подпись, которая состоит из наименования должности руководителя органа Администрации города Кургана, инициалов (имя, отчество) и фамилии руководителя органа Администрации города Кургана.

        Наименование должности руководителя органа Администрации города Кургана печатается в три-четыре строки через 1 межстрочный интервал.

        Инициалы (имя, отчество) и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Все составные части реквизита печатаются размером шрифта основного текста.

        Директор Департамента подписывает приказы на бумажном носителе собственноручно, применение факсимиле не допускается.

        Если директор Департамента отсутствует, то приказы подписываются лицом, исполняющим его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и инициалы его имени, отчества и фамилия;

        12) на лицевой стороне последнего листа приказа (после подписи руководителя органа Администрации города Кургана) в нижнем углу от левой границы проставляются в одну - две строки размером шрифта №10 фамилия, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана);

        13) на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (подлинника), на котором расположена подпись руководителя органа Администрации города Кургана, распечатывается полная история обработки данного документа (информационный лист из СЭД Naumen DMS).

        1. Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

        2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

        3. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами разряженным интервалом через 2 пт.

        4. Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

        Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Департамента или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

        1. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.

        2. В текст приказа не включается пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

        3. Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к постановлению (распоряжению) Администрации города Кургана.

        4. После регистрации документа специалистами службы делопроизводства отсканированный экземпляр приказа в формате PDF/A-1 прикрепляется к карточке электронного документа в СЭД Naumen DMS в качестве вложения.

        5. Образец оформления приказа приведен в приложении 10 к настоящей Инструкции.

        § 5. Протокол заседания (совещания)

        1. Протокол заседания (совещания) составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

        2. В Администрации города Кургана протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой и полной форме.

        3. Текст полного протокола заседания (совещания) состоит из двух частей: вводной и основной.

        В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

        Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

        Если в заседании (совещании) принимают участие представители органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

        Вводная часть протокола заседания (совещания) заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

        Основная часть протокола заседания (совещания) состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

        СЛУШАЛИ:

        ВЫСТУПИЛИ:

        ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

        В разделе протокола заседания (совещания) «СЛУШАЛИ» приводятся: фамилия и инициалы докладчика, должность, наименование темы, содержание доклада, информации, отчета. Фамилия и инициалы докладчика пишутся в именительном падеже. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку «Текст доклада прилагается».

        В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются: фамилии, инициалы и должности лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику.

        В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - ..., против - ..., воздержалось - ...».

        Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола заседания (совещания) или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается».

        1. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

        2. В Администрации города Кургана протоколы заседания (совещания) могут издаваться в краткой форме, при которой фиксируется только принятое по вопросу решение.

        3. Текст краткого протокола заседания (совещания) состоит из двух частей.

        В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

        Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы.

        Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

        Присутствовали:

        Заместители Руководителя Администрации - Фамилия И.О.

        - Фамилия И.О.

        Заместитель директора Департамента финансов - Фамилия И.О.

        Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

        В основной части протокола заседания (совещания) указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

        Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается размером шрифта №14 и выравнивается от границы левого поля.

        Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

        1. Протокол заседания (совещания) подписывается председательствующим после заседания и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

        2. Протоколам заседания (совещания) присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы аппаратных совещаний, протоколы координационных, экспертных советов и других совещательных органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

        3. Копии протоколов заседания (совещания) при необходимости рассылаются заинтересованным органам местного самоуправления, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Администрации города, ее органа, подготовившего рассмотрение вопроса.

        4. Протоколы заседания (совещания) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

        1. вид документа - ПРОТОКОЛ (слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом размером № 14 разряженным интервалом через 2 пт. и выравнивается по центру);

        2. вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

        3. место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, печатается через две пустые строки после реквизита «вид заседания (совещания)», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

        4. дата и номер протокола заседания (совещания) - дата оформляется словесно - цифровым способом и печатается через пустую строку ниже предыдущего реквизита; номер обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

        5. основная часть протокола заседания (совещания) печатается через один межстрочный интервал;

        6. подпись председательствующего отделяется от текста тремя пустыми строками и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия);

        7. наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

        8. подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего двумя пустыми строками и включает наименование должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

        1. Образец оформления полного протокола заседания (совещания) приведен в приложении 11 к настоящей Инструкции.

        2. Образец оформления краткого протокола заседания (совещания) приведен в приложении 12 к настоящей Инструкции.

        § 6. Порядок оформления поручений Руководителя
        Администрации города Кургана

        1. Поручения Руководителя Администрации города Кургана оформляются на бланке поручения Руководителя Администрации города Кургана и регистрируются в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана.

        2. Для бланка поручения Руководителя Администрации города Кургана устанавливается следующий состав реквизитов:

        1. в верхней части по центру помещается герб города Кургана;

        2. ниже по центру отдельной строкой указываются слова «Руководитель Администрации города Кургана», которые выделяются полужирным шрифтом №18;

        3. ниже по центру отдельной строкой указываются фамилия, инициалы имени, отчества Руководителя Администрации города Кургана, которые выделяются полужирным шрифтом №20;

        4. ниже по центру отдельной строкой указывается слово «Поручение» и регистрационный номер, которые выделяются полужирным шрифтом №18;

        5. ниже по центру отдельной строкой указывается дата оформления поручения, которые печатаются размером шрифта №8;

        6. ниже отдельной строкой указываются слова «Основной исполнитель» (печатается размером шрифта №12) и фамилия, инициалы имени, отчества основного исполнителя (печатаются полужирным шрифтом размером №18);

        7. ниже отдельной строкой указываются слова «Соисполнители» (печатается размером шрифта №12) и фамилии, инициалы имен, отчеств соисполнителей (печатаются полужирным шрифтом размером №18);

        8. ниже по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается основной текст содержания поручения размером шрифта №12-14;

        9. ниже указываются слова «Срок представления доклада об исполнении:» (печатаются размером шрифта №12) и дата представления доклада об исполнении (печатается полужирным шрифтом №14);

        10. ниже указываются слова «Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана представить в … (с указанием структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа)», которые печатаются с абзацного отступа по ширине страницы размером шрифта №12-14;

        11. ниже справа указываются инициалы имени, отчества и фамилия Руководителя Администрации города, Кургана которые печатаются полужирным шрифтом №14.

        1. Если поручение Руководителя Администрации города Кургана дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является основным исполнителем и несет ответственность за сроки и качество его исполнения, организует работу по исполнению поручения Руководителя Администрации города Кургана и подготовке доклада об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана.

        2. Руководителю Администрации города Кургана направляется доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана, который подписывается основным исполнителем и согласовывается со всеми соисполнителями. Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана согласовывается с соисполнителями в течение рабочего дня. Согласование оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы соисполнителей проставляются в докладе об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана ниже визы основного исполнителя.

        3. При оформлении поручения Руководителя Администрации города Кургана указываются конкретные сроки исполнения (календарная дата), устанавливаемые с учетом возможности реализации поручения Руководителя Администрации города Кургана в указанные сроки и в полном объеме.

        4. Поручениям Руководителя Администрации города Кургана присваивается регистрационный номер в системе электронного документооборота.

        5. Подписанные поручения Руководителя Администрации города Кургана в соответствии с его резолюцией тиражируются исполнителям.

        6. При необходимости аналогично оформляются и исполняются поручения первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана и управляющего делами Администрации города Кургана.

        7. Образец оформления поручения Руководителя Администрации города Кургана приведен в приложении 13 настоящей Инструкции.

        § 7. Порядок оформления служебных писем

        1. Служебные письма Администрации города Кургана и ее органов готовятся:

        • как доклады о выполнении поручений Губернатора Курганской области и Правительства Курганской области;

        • как доклады органов и структурных подразделений Администрации города Кургана на поручения Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана;

        • как исполнение поручений Руководителя Администрации города Кургана по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города Кургана и ее органов;

        • как сопроводительные письма к проектам решений Курганской городской Думы, проектам муниципальных правовых актов;

        • как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;

        • как инициативные письма.

        1. Различают следующие служебные письма:

          1. письмо-просьба - письмо, которое выражает просьбу о выполнении какого- либо действия, например: «В связи с ... просим подтвердить...», «Прошу сообщить...»;

          2. письмо-запрос - письмо, которое выражает просьбу о предоставлении информации;

          3. письмо-ответ - письмо, которое содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос, например: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получение...», «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена...», «В ответ на Ваш запрос Администрация города сообщает…». При подготовке письма-ответа необходимо предоставить ответ по каждому пункту письма-запроса;

          4. инициативное письмо - письмо, создающееся по инициативе Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана;

          5. сопроводительное письмо - письмо, которое подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей с указанием цели их направления. Например: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...». Указанный вид письма обязательно имеет отметку о наличии приложения;

          6. письмо-извещение - письмо, которое содержит какое-либо сообщение, например: «Сообщаем Вам о...», «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в известность...»;

          7. письмо-напоминание - письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату, например: «Напоминаем Вам, что...», «Вторично сообщаем...». В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

          8. письмо-подтверждение - письмо, которое подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора, например: «Подтверждаем получение...». Письма-подтверждения заканчиваются словами благодарности, просьбой, замечаниями или предложениями;

          9. циркулярные письма - письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в нижестоящие, например: «В целях...», «В соответствии с...», «Во исполнение...».

        1. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

        2. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

        3. Сроки подготовки инициативных писем определяются Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана.

        4. Проекты служебных писем Администрации города Кургана подготавливаются структурными подразделениями Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана по поручению Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана и оформляются на бланке писем Администрации города Кургана.

        5. Письма, которые подписывает руководитель органа Администрации города Кургана от имени Департамента, оформляются на бланках органа Администрации города Кургана.

        6. Письма, которые подписывает руководитель структурного подразделения Администрации города Кургана оформляются на бланках структурных подразделений Администрации города Кургана.

        7. Проекты служебных писем подготавливаются в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в отделе документационного обеспечения Администрации города Кургана и ее органа, третий направляется исполнителю. По запросу копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

        8. Письма Администрации города Кургана, ее органов, структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов и приложения к ним создаются в текстовом редакторе, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм): верхнее, нижнее и левое поле - не менее 2,0 см., правое поле - не менее 1,0 см., шрифтом PT Astra Serif размерами № 12 - 14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

        Текст служебного письма располагается по ширине страницы и начинается с абзацного отступа (1,25 см).

        1. На бланках писем Администрации города Кургана применяется угловое расположение реквизитов:

          1. в верхней части по центру указывается отдельной строкой слова «Российская Федерация»;

          2. в верхней части по центру указывается отдельной строкой слова «Курганская область»;

          3. ниже по центру помещается герб города Кургана;

          4. ниже по центру указываются слова «Администрация города Кургана»;

          5. при необходимости - ниже по центру указывается наименование органа или структурного подразделения Администрации города Кургана;

          6. ниже по центру указывается почтовый адрес;

          7. ниже по центру отдельной строкой указываются номера телефона, телефона - факса;

          8. ниже по центру отдельной строкой указывается адрес официального сайта;

          9. ниже по центру отдельной строкой указывается адрес электронной почты;

          10. ниже по центру указываются отметки для проставления даты и регистрационного номера;

          11. ниже по центру указываются отметки для ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа.

        1. Адресат печатается от верхнего поля страницы на уровне герба города Кургана. Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через одну пустую строку. Центрируются все строки реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

        2. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.

        Пример:

        Правительство

        Курганской области

        1. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются после наименования должности через 1 пустую строку.

        Пример:

        Директору ООО «Трейд»

        И.О. Фамилия

        1. В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

        2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа государственной власти, местного самоуправления, организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

        Пример:

        УПФР в г. Кургане Курганской области

        (межрайонное)

        Заместителю начальника Управления

        И.О. Фамилия

        1. В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

        Пример:

        Курганскому транспортному прокурору,

        советнику юстиции

        И.О. Фамилия

        или

        Ректору Курганского государственного университета,

        доктору технических наук

        И.О. Фамилия

        1. Если документ отправляют в несколько однородных органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, то их следует указывать обобщенно.

        Пример:

        Муниципальным казенным учреждениям города Кургана

        или

        Руководителям органов Администрации города Кургана

        1. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

        2. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

        3. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Курганской области, постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на конверте.

        4. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

        Пример:

        Государственное казенное учреждение «Государственный архив

        Курганской области»

        ул. Свердлова, д. 11,

        г. Курган, 640003

        1. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

        Пример:

        Фамилия И.О.

        ул. Октябрьская, д. 15в, кв. 2,

        с. Митино, Кетовский район, Курганская область, 641615

        1. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, в котором перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса.

        2. При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной власти полные почтовые адреса могут не указываться. Почтовые адреса также не проставляются на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям.

        3. При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: г. (город), мкр. (микрорайон), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), бульвар - б-р., пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).

        В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (например: кв. 57а).

        Требования к употреблению сокращений слов и наименований приведены в приложении 14 настоящей Инструкции.

        1. К служебным письмам может составляться реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. Заголовок располагается под реквизитами бланка не менее чем через одну пустую строку и выравнивается по левому краю с длиной строки не более 30 знаков.

        2. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый …!» - в начале письма над текстом и «С уважением, …» в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

        3. Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа («Администрация города Кургана сообщает, считает…»); от первого лица множественного числа («просим выделить...», «направляем на рассмотрение...»); от первого лица единственного числа («прошу…», «направляю…»).

        4. При оформлении текст служебного письма отделяется от заголовка или фразы этикетного характера не менее чем одной пустой строкой.

        5. Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

        Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, рекомендации.

        Если содержание служебного письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть.

        Заключительная часть служебного письма может заканчиваться формой вежливости («С уважением, ...»).

        1. Отметка о наличии приложения печатается не менее чем через одну пустую строку от текста. В отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

        Пример:

        Приложение: на 3 л. в 1 экз.

        При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

        Пример:

        Приложение:

        1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

        2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

        Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

        Пример:

        Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

        1. Право подписи служебных писем в Администрации города Кургана предоставляется:

        • Руководителю Администрации города Кургана;

        • первому заместителю Руководителю Администрации города Кургана;

        • руководителям органов Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана в соответствии с распределением обязанностей и делегированием права подписи;

        • начальникам управлений Администрации города Кургана и ее органов;

        • заведующим отделами Администрации города Кургана и ее органов.

        1. Подготовленный проект служебного письма передается на подпись. Реквизит «Подпись» располагается под текстом письма и отметкой о наличии приложения на расстоянии не менее чем через одну пустую строку.

        В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

        Пример:

        Руководитель Администрации

        города Кургана подпись И.О. Фамилия

        Наименование должности печатается через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки, а инициалы имени, отчества и фамилия - у правой границы текстового поля. Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.

        При подписании служебного письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, не менее чем через одну пустую строку.

        1. Письма финансового характера подписываются управляющим делами Администрации города Кургана и заведующим отдела бухгалтерского учета - главным бухгалтером Администрации города Кургана.

        2. До представления на подпись проекты служебных писем визируются:

          1. исполнителем;

          2. руководителем соответствующего структурного подразделения;

          3. руководителем соответствующего органа Администрации города Кургана, сферу деятельности которых затрагивает проект служебного письма;

          4. при необходимости - управляющим делами Администрации города Кургана;

          5. при необходимости и в случаях, когда соисполнителем по письму является правовое управление Администрации города Кургана - специалистами правового управления Администрации города Кургана.

        Без этих виз представлять на подпись проекты служебных писем запрещается.

        1. Служебные письма, приложения к ним и визы согласования должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

        2. Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в соответствующей службе делопроизводства. Визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа письма. В состав визы входят: собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата визирования.

        3. На лицевой стороне каждого экземпляра служебного письма в нижнем левом углу размером шрифта № 10 делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана).

        Пример:

        Иванов Иван Иванович.

        (3522) 53-44-56 доб. 555 #

        1. Подписанные Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана служебные письма передаются в соответствующую службу делопроизводства на регистрацию и отправку.

        2. Служебные письма со сроками исполнения до 5 дней, а так же с отметками о срочности доставки «Срочно» обрабатываются незамедлительно.

        3. Документы, направленные физическим лицам, отправляются только через почтовое отделение связи.

        4. Письма, содержащие обязательства финансового и имущественного характера, заверяются печатью Администрации города Кургана с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

        5. Образец оформления служебного письма приведен в приложении 15 к настоящей Инструкции.

        § 8. Записка (служебная, докладная, объяснительная)

        1. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, поручения, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

        2. Докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

        3. Объяснительная записка - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

        4. Для служебной (докладной, объяснительной) записки устанавливается следующий состав реквизитов:

        1. в правом верхнем углу документа указывают адресат (должностное лицо) и выравнивают по левому краю;

        2. ниже на расстоянии не менее чем через одну пустую строку указывают слова «Служебная (докладная, объяснительная) записка», которые выравнивают по центру и выделяют полужирным шрифтом;

        3. при необходимости - ниже не менее чем через одну пустую строку располагают заголовок к тексту, который выравнивают по левому краю;

        4. ниже не менее чем через одну пустую строку по ширине страницы с абзацного отступа (1,25 см) располагается текст размером шрифта № 12-14;

        5. ниже не менее чем через одну пустую строку указывается должность составителя, собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и дата составления.

        1. Служебная (докладная, объяснительная) записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

        2. Служебная (докладная, объяснительная) записка подписывается заместителями Руководителя Администрации города Кургана, руководителями органов, руководителями структурных подразделений Администрации города Кургана.

        3. Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки приведен в приложении 16 к настоящей Инструкции.

        § 9. Порядок подготовки и оформления телеграммы

        1. Телеграмма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправления по почте, второй - приобщается к делу в соответствующей службе делопроизводства.

        2. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

        3. В правом верхнем углу указывается слова «Телеграмма».

        4. Перед текстом телеграммы под словом «Телеграмма» указывается адрес получателя телеграммы (город, улица, дом, наименование организации, должность, фамилия, имя и отчество получателя; почтовый индекс указывается в случае, если адрес получателя - почтовый ящик, абонентский ящик или воинская часть).

        5. В адресах телеграмм перед номерами домов, корпусов, квартир указываются слова «дом», «корпус», «квартира» или их сокращенные обозначения (д., корп., кв.). Слово «улица» указывается полностью или сокращенно: «ул.». Остальные слова, используемые при написании адреса, такие как область, район, проспект и другие, указываются полностью.

        Номера домов, строений, корпусов, квартир, наименования номерных улиц и номерных организаций указываются цифрами.

        1. В наименовании адресата фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже, название организации - в именительном. В реквизите «Адресат» кавычки не используются.

        2. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем, а на месте реквизита «Адресат» указывается: «по списку».

        Примеры оформления реквизита «Адресат»:

        ГОРОД КУРГАН

        КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

        УЛИЦА МИРА ДОМ 55 КВАРТИРА 25

        641130

        ИГОРЮ МИХАЙЛОВИЧУ ИВАНОВУ

        или

        МОСКВА

        УЛИЦА РОЖДЕСТВЕНКА ДОМ 4 СТРОЕНИЕ 1

        109012

        МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МИНИСТРУ

        ИГОРЮ ЕВГЕНЬЕВИЧУ ЛЕВИТИНУ

        1. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов. Текст печатается без переноса слов прописными буквами.

        2. Текст телеграммы начинается с указания номера или названия документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Вам», «на Ваш».

        3. Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

        4. Конец текста телеграммы заканчивается точкой («ТЧК»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

        5. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и состоит из наименования должности руководителя, подписавшего телеграмму, и расшифровки подписи.

        6. Далее следует сплошная черта, под которой в левой части текста телеграммы указываются: полный почтовый адрес Администрации города Кургана, ее органа, дата (печатается словесно-цифровым способом).

        7. Далее располагается наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи.

        8. Далее располагается виза руководителя структурного подразделения, ответственного за подготовку телеграммы и отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу листа и состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана).

        9. Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и утвержденный список адресатов.

        10. Входящие телеграммы регистрируются в соответствующих службах делопроизводства.

        11. Образец оформления телеграммы приведен в приложении 17 к настоящей Инструкции.

        § 10. Порядок подготовки и оформления телефонограммы

        1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

        2. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

        3. Исходящая телефонограмма оформляется на листе бумаги формата А4. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана.

        4. В левом верхнем углу листа печатаются наименование «Администрация города Кургана» либо наименование органа Администрации города Кургана, наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

        5. В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

        6. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов, а в телефонограмме делается отметка «Передано согласно списку (список прилагается)».

        7. Текст телефонограммы начинается с абзацного отступа и выравнивается по ширине страницы. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

        8. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

        9. Отметка о приеме телефонограммы оформляется от границы левого поля и состоит из слова «Принял», наименования должности, инициалов и фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

        10. Входящие, исходящие телефонограммы формируются в дела и хранятся в приемных Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана.

        11. Образец оформления телефонограммы приведен в приложении 18 к настоящей Инструкции.

        РАЗДЕЛ IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

        Глава 5. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

        1. Документы, поступающие в Администрацию города Кургана и ее органы на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направление исполнителям в соответствии с резолюцией Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

        2. Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляется и службами делопроизводства соответствующего органа.

        3. Конверты с поступающими документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность адресации поступающих документов, доставки и комплектности документов.

        4. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности, возвращаются отправителю с указанием причин возврата в день получения. При отсутствии на поступившем документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

        5. При недостаче поступивших документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в соответствующей службе делопроизводства, второй - приобщается к поступившему документу, а третий - посылается отправителю.

        6. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу прописывается «Документ получен в поврежденном виде».

        7. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

        8. Документы, поступившие в Администрацию города Кургана, ее орган по вопросам, не требующим рассмотрения Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, руководителем органа Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана направляются соответствующими службами делопроизводства непосредственно в структурные подразделения.

        Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация документа соответствующему должностному лицу.

        Глава 6. Регистрация и рассмотрение поступивших документов

        1. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

        К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие реакции или исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и другие.

        1. Регистрация поступивших документов осуществляется соответствующими службами делопроизводства.

        2. Не допускается прием писем без предварительной регистрации в соответствующей службе делопроизводства. В случае поступления документов Руководителю Администрации города Кургана, первому заместителю Руководителя Администрации города Кургана, руководителям органов Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана без регистрации документы передаются в соответствующую службу делопроизводства на регистрацию.

        3. Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в Администрацию города Кургана, ее орган в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день в соответствующую службу делопроизводства на регистрацию.

        4. Поступившие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям Администрации города Кургана, ее органа регистрируются в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа.

        5. Поступившая корреспонденция подлежит регистрации в информационной системе «Служебная корреспонденция» (далее - ИС «Служебная корреспонденция»). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, отметка о направлении документа в дело) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке ИС «Служебная корреспонденция». Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения. Служебные документы регистрируются один раз.

        6. Поступивший документ регистрируется в регистрационной карточке в ИС «Служебная корреспонденция». На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в левой нижней части оборотной стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование «Администрация города Кургана» (в органе - «название Департамента»), дату и регистрационный номер, наличие приложений.

        7. После регистрации в соответствии с распределением обязанностей формируется почта Руководителю Администрации города Кургана, первому заместителю Руководителя Администрации города Кургана, руководителям органов Администрации города Кургана и управляющему делами Администрации города Кургана.

        8. Документы, поступившие через Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главного Федерального инспектора по Курганской области, от председателя Курганской областной Думы, Губернатора Курганской области, Главы города Кургана, председателя Контрольно-счетной палаты, председателей Общественных палат Курганской области и города Кургана, прокуроров Курганской области и города Кургана готовятся в почту Руководителя Администрации города Кургана.

        9. Поступившие документы, имеющие пометку «Срочно», передаются незамедлительно на рассмотрение Руководителю Администрации города Кургана, первому заместителю Руководителя Администрации города Кургана, руководителю органа Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана в соответствии распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана.

        10. Руководитель Администрации города Кургана, первый заместитель Руководителя Администрации города Кургана, руководители органов Администрации города Кургана, структурных подразделений должны рассматривать почту ежедневно. Руководитель знакомится с содержанием письма, накладывает резолюцию или готовит текст ответа.

        11. В резолюции даются указания по исполнению документа. В ней содержатся: фамилия исполнителя (ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

        12. После рассмотрения почта возвращается в соответствующую службу делопроизводства для отметки в регистрационной карточке резолюции, после чего направляется исполнителям. Не допускается передача писем Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана и руководителями органов Администрации города Кургана исполнителям без предварительной отметки в соответствующей службе делопроизводства, а также переадресация напрямую другим лицам исполнение письма. Передача письма может быть произведена только с разрешения Руководителя Администрации города Кургана с соответствующей на то резолюцией.

        13. Документы в соответствии с резолюцией выдаются отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана и службами делопроизводства ее органов под расписку в журнале выдачи корреспонденции.

        Образец оформления журнала выдачи корреспонденции приведен в приложении 19 к настоящей Инструкции.

        1. Подлинник документа направляется руководителю органа Администрации города Кургана, структурного подразделения Администрации города Кургана как основному исполнителю в соответствии с резолюцией, соисполнителям направляются копии документов.

        2. При резолюции «Подготовить ответ заявителю» текст ответа готовит исполнитель на бланке Администрации города Кургана за подписью Руководителя Администрации города Кургана или его заместителей, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана (в зависимости от того, чья резолюция), визируя 2-й экземпляр ответа. Все ответы заявителю с первоначальным материалом также передаются через отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана.

        3. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов.

        4. Ответы в Администрацию Президента РФ, Правительство РФ, Государственную Думу, Совет Федерации, аппарат полномочного представителя Президента РФ в Уральском Федеральном округе, Главному Федерального инспектора по Курганской области, председателю Курганской областной Думы, Губернатору Курганской области, Главе города Кургана, председателю Контрольно-счетной палаты, председателям Общественных палат Курганской области и города Кургана, прокурорам Курганской области и города Кургана готовятся только за подписью Руководителя Администрации города Кургана.

        5. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

        1. с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

        2. протесты прокурора - 10 дней;

        3. запросы депутатов всех уровней -15 дней;

        4. без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте резолюции пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок;

        5. в срок до одного месяца, если иной срок не установлен действующим законодательством.

        1. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

        2. О продлении срока должно быть сообщено заявителю в устном или письменном виде, либо дается промежуточный ответ.

        3. Ответы на письма, поступившие исполнителям через вышестоящие органы, представляются в Администрацию города Кургана не позднее, чем за 3 дня до окончания срока, указанного в регистрационном штампе вышестоящего органа.

        4. Если ответ возвращается на доработку руководством Администрации города Кургана, исполнитель обязан доработать его незамедлительно.

        5. Документ считается исполненным, если решены все поставленные заявителем вопросы.

        6. Входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения, сроки исполнения, ставятся на контроль. Ответы, содержащие обещания, также ставятся руководителем на контроль, в адрес исполнителя отправляется контрольная карточка.

        7. Все письма после их исполнения списываются «В дело», хранятся в соответствующей службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел. В дело принимаются только полностью исполненные документы, списанные «В дело» Руководителем Администрации города Кургана, первым заместителем Руководителя Администрации города Кургана, руководителями органов, управляющим делами Администрации города Кургана с указанием даты списания.

        8. Отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана анализирует состояние работы по документообороту Администрации города Кургана и ее органов, готовит ежемесячную информацию о прохождении служебных документов и писем. Информация о несвоевременно исполненных документах предоставляется Руководителю Администрации города Кургана для принятия мер.

        9. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в Администрации города Кургана и ее органах возлагается на руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана. Руководители структурных подразделений несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.

        10. При работе со служебными документами:

        1. лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации;

        2. не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления и делать пометки;

        3. в случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.

        1. При изменении структуры Администрации города Кургана, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в соответствующую службу делопроизводства по акту.

        Образец оформления акта приема-передачи документов приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

        Глава 7. Копировально-множительные работы

        1. Выполнение копировально-множительных работ правовых актов производится в процессе регистрации в соответствующей службе делопроизводства Администрации города Кургана или ее органа, отделе муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

        2. Разрешается копирование (тиражирование) только служебных документов.

        3. Копирование (тиражирование) документов (писем, информационных справок) производится в органах, структурных подразделениях Администрации города Кургана и ее органов, имеющих копировально-множительную технику.

        Глава 8. Организация работы с исходящими документами

        1. Отправляемым из Администрации города Кургана и ее органов документам присваиваются исходящие номера.

        2. В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Письма отправляются с оригиналом подписи. Второй экземпляр исходящего документа, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.

        3. Работа специалистов с исходящими письмами осуществляется с использованием СЭД Naumen DMS.

        4. Отправка исходящих документов из Администрации города Кургана и ее органов производится после их регистрации в соответствующей службе делопроизводства.

        5. После регистрации отсканированный в формате PDF/A-1 экземпляр исходящего документа, подписанного на бумажном носителе, прикрепляется к карточке электронного документа в СЭД Naumen DMS в качестве вложения.

        6. Ответственность за составление и оформление исходящих документов (правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание исходящего документа, листа рассылки) в Администрации города Кургана, ее органа возлагается на структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа - исполнителя документа.

        7. Исходящие документы Администрации города Кургана оформляются на бланках письма Администрации города Кургана.

        8. На лицевой стороне каждого экземпляра исходящего письма в нижнем левом углу размером шрифта № 10 делается отметка об исполнителе (составителе документа), которая включает фамилию, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана).

        9. До представления на подпись проекты исходящих писем согласовываются:

          1. исполнителем;

          2. руководителем соответствующего структурного подразделения;

          3. руководителем соответствующего органа Администрации города Кургана, сферу деятельности которых затрагивает проект служебного письма;

          4. при необходимости - управляющим делами Администрации города Кургана;

          5. при необходимости и в случаях, когда соисполнителем по письму является правовое управление Администрации города Кургана - специалистами правового управления Администрации города Кургана.

        Без этих виз представлять на подпись проекты исходящих писем запрещается.

        1. При отправке исходящего документа соответствующей службой делопроизводства проверяется наличие:

          1. необходимых согласований;

          2. адреса с индексом;

          3. исходящего номера;

          4. фамилии, имени, отчества исполнителя полностью и номера его телефона с добавочным номером;

          5. указанных в тексте приложений;

          6. подписи на документе.

        1. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два.

        2. Обработка исходящих документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

        3. Обработка исходящих документов включает в себя ее сортировку, адресацию (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса), вложение в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт), заклеивание, запись реквизитов документа в почтовый реестр, составление списка на заказную корреспонденцию, сдачу в отделение почтовой связи.

        4. Исходящие документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

        Заказные письма сдаются в почтовое отделение. Возвращенный из почтового отделения экземпляр бланка уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, возвращается в соответствующую службу делопроизводства для передачи исполнителю.

        Глава 9. Прием и отправка документов
        посредством электронной связи

        1. С помощью средств электронной связи осуществляется прием и передача документов в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

        2. В структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органах, в которых установлены средства факсимильной связи, руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством факсимильной связи (далее - факсограмма).

        3. В случае приема или передачи служебных документов по каналам факсимильной связи действует следующий порядок:

        1. служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается официальным документом;

        2. запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», а также рукописные материалы;

        3. факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

        4. ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

        5. объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5-ти листов;

        6. подлежащий передаче материал учитывается в журнале ;

        7. подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

        1. Факсограммы учитываются в журнале передачи факсограмм с проставлением даты и времени передачи факсограммы, наименования корреспондента (куда направлена факсограмма), номера его факса, фамилию отправителя.

        2. Ответственность за содержание факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа.

        3. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается прием и передача документов в виде электронных сообщений.

        4. В Администрации города Кургана отправка электронных сообщений с официального электронного адреса Администрации города Кургана осуществляется отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана в течение рабочего дня.

        Вложения в указанных электронных сообщениях направляются за подписью Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

        1. Электронные сообщения в органах, структурных подразделениях Администрации города Кургана направляются за подписью руководителей указанных органов, структурных подразделений.

        2. Электронное сообщение содержит электронный адрес, тему электронного сообщения, текст электронного сообщения с указанием исполнителя, вложение (при наличии).

        3. Получатель электронного сообщения при необходимости может быть проинформирован о направлении в его адрес электронного сообщения, кроме случаев постоянной, долговременной переписки или переписки, инициированной самим получателем.

        4. Электронное сообщение оформляется в соответствии с правилами и этикой деловой переписки.

        5. Ответственность за ненадлежащую подготовку электронного сообщения несет исполнитель.

        6. Передаваемые в виде электронного сообщения официальные документы должны иметь подлинник (оригинал) документа на бумажном носителе.

        7. Отправитель электронного сообщения с помощью почтового клиента создает электронное сообщение, прикладывает при необходимости файл вложения, отправляет сообщение и фиксирует дату и время отправки в бумажном документе. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с листом рассылки.

        8. В структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органах, руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа определяется лицо, ответственное за прием и передачу документов посредством электронных сообщений.

        Глава 10. Регистрация и прохождение внутренних документов

        1. Служебные документы: справки, информации, аналитические, докладные и служебные записки, протоколы, акты, заявления, заключения и письма - ответы на поручения, не выходящие за пределы Администрации города Кургана, относятся к категории внутренних документов. Оформляются внутренние документы на стандартных листах формата А4.

        2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления осуществляется в соответствии с главой 6 раздела IV настоящей Инструкции.

        3. Регистрация внутренних документов (информационно-справочных докладных, служебных, аналитических записок, справок и других) осуществляется в соответствующей службе делопроизводства.

        4. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа в обязательном порядке направляются на регистрацию в службу делопроизводства соответствующего органа.

        5. Передача документов между структурными подразделениями Администрации города Кургана, ее органа осуществляется через соответствующую службу делопроизводства.

        Глава 11. Учет и анализ объемов документооборота

        1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

        2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию города Кургана и ее органы, и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

        3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана, ее органа и представляются Руководителю Администрации города Кургана, руководителям органов Администрации города Кургана, управляющему делами Администрации города Кургана в виде справок (сводок, отчетов, информаций).

        4. Сведения о содержании и сроках исполнения документов, поступивших в Администрацию города Кургана и ее органы, по установленной форме ежемесячно обобщаются службами делопроизводства органов Администрации города Кургана.

        Результаты обобщения работы за предыдущий месяц до 10 числа следующего месяца представляются в отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана.

        Отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана до 15 числа каждого месяца готовит итоговую информацию для управляющего делами Администрации города Кургана и Руководителя Администрации города Кургана.

        1. Отдел документационного обеспечения Администрации города Кургана анализирует и обобщает характер поступающей корреспонденции, ежеквартально готовит аналитическую информацию о сроках ее рассмотрения.

        Аналитическая информация о работе с поступившей корреспонденцией не реже одного раза в квартал рассматривается на аппаратном совещании Руководителя Администрации города Кургана.

        1. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

        2. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются как один документ.

        РАЗДЕЛ V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД
        АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КУРГАНА И ЕЕ ОРГАНОВ

        Глава 12. Разработка и ведение номенклатуры дел

        1. Формирование документального фонда Администрации города Кургана осуществляется службами делопроизводства структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальный архив.

        2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

        3. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда.

        4. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации города Кургана, ее органов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

        5. В Администрации города Кургана, ее органах составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов (образец оформления номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Администрации города Кургана.

        6. Сводная номенклатура дел Администрации города Кургана, ее органа используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

        7. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

        8. Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации города Кургана и ее органа. Документальный фонд Администрации города Кургана и ее органа - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Администрации города Кургана и ее органа составляют документы, созданные в Администрации города Кургана и ее органе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

        9. Составление сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана и ее органа, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в муниципальный архив осуществляет соответствующая служба делопроизводства.

        10. При составлении сводной номенклатуры дел служба делопроизводства руководствуются Перечнями, иными нормативными правовыми актами. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации города Кургана, ее органов, их виды, состав и содержание.

        11. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа составляется и подписывается руководителем структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа и представляется в соответствующую службу делопроизводства.

        12. Вновь созданное структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в соответствующую службу делопроизводства.

        13. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов, подписывается заведующими соответствующих служб делопроизводства, согласовывается с экспертной проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Курганской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается управляющим делами Администрации города Кургана, в органах - руководителем органа Администрации города Кургана.

        14. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города Кургана, ее органа получают выписки из ее разделов для формирования и оформления дел, учета и передачи дел в муниципальный архив.

        15. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в двух экземплярах: первый - как документ постоянного срока хранения помещается в дело в соответствующей службе делопроизводства, второй передается в муниципальный архив. Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа допускается вести в электронном виде.

        16. Сводная номенклатура дел Администрации города Кургана на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, согласовывается и утверждается управляющим делами, в органе - руководителем органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

        17. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Администрации города Кургана, ее органа разрабатывается новая номенклатура дел.

        18. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности Администрации города Кургана, ее органа.

        В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания.

        Образец оформления сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана приведен в приложении 22 к настоящей Инструкции.

        1. Графы номенклатуры дел Администрации города Кургана, ее органа заполняются в следующем порядке:

        1) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города Кургана, ее органе цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

        Пример:

        03-05, где 03 - код структурного подразделения Администрации города Кургана, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

        В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа; для переходящих дел индекс сохраняется;

        2) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

        Заголовок дела должен точно и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

        Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

        Пример:

        Распоряжения Администрации города Кургана по вопросам организации работы Администрации города Кургана.

        Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и другие), а также вводные слова и сложные обороты.

        В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

        В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

        Пример:

        Переписка с Департаментами Администрации города Кургана по оперативным правовым вопросам.

        В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

        Пример:

        Переписка по земельным вопросам.

        В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

        Пример:

        Переписка со службой судебных приставов.

        В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

        Пример:

        Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему за 2017 год.

        Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

        Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

        3) в графе 3 указывается количество дел, заполняется по окончании календарного года;

        4) графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭК срок хранения;

        5) в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2016 года), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

        1. Название раздела в номенклатуре дел - название структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа.

        2. Если в течение года в Администрации города Кургана, ее органе возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

        3. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в муниципальный архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

        Глава 13. Формирование дел и их текущее хранение

        1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        2. Дела формируются в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органов и в соответствующих службах делопроизводства в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Кургана, ее органа.

        3. Исполненные документы сдаются исполнителем в соответствующую службу делопроизводства для формирования их в дела.

        4. При формировании дел необходимо:

        1. помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

        2. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

        3. помещать приложения вместе с основными документами;

        4. группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

        5. раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

        6. включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

        7. помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;

        8. помещать в дело документ, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;

        9. не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

        10. по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет может быть более 4 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений, например: «Том № 1», «Том № 2».

        1. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

        2. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации; актов Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Курганской области, актов Курганской городской Думы, Администрации города Кургана.

        3. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правового акта Губернатора Курганской области, Правительства Курганской области, Главы города Кургана, Руководителя Администрации города Кургана, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на указанный акт дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело постоянного срока хранения за текущий год.

        4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

        5. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

        Документы к заседаниям группируются в отдельное дело.

        Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

        1. Распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

        2. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

        3. Документы в личных делах работников Администрации города Кургана располагаются по мере их создания и поступления.

        4. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации города Кургана, структурных подразделений Администрации города Кургана или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

        5. Карточки-справки начисления заработной платы работников Администрации города Кургана по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту.

        6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

        7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях в папках в СЭД Naumen DMS.

        8. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

        9. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

        10. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

        1. создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

        2. размещение дел;

        3. проверка наличия и состояния документов и дел;

        4. соблюдение порядка выдачи дел;

        5. обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

        1. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

        2. Помещения, где размещены дела, должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли.

        3. В помещениях необходимо:

          • проводить систематическую влажную уборку;

          • не реже одного раза в год проводить удаление пыли коробок с документами, шкафов, стеллажей.

          • Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени.

          • Дела на стеллажах и в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел или в порядке, соответствующем описям дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

            1. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

            2. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других, не предназначенных для хранения документов, местах.

            3. Все помещения, где хранятся дела, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

            4. В целях определения места хранения документов составляются постеллажные указатели. Образец оформления постеллажного указателя приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции.

            5. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

            6. Дела документального фонда Администрации города Кургана, ее органов, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в муниципальный архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по описям дел.

            7. Выдача дел, хранящихся в Администрации города Кургана, ее органах структурным подразделениям Администрации города Кургана, ее органов производится с разрешения руководителей соответствующих служб делопроизводства.

            8. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам и подлежат возврату. При выдаче дел во временное пользование соответствующая запись заносится в журнал учета выдачи дел во временное пользование.

            При работе с подлинными документами в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки, изымать документы из дел.

            Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по согласованию с управляющим делами Администрации города Кургана или руководителем органа Администрации города Кургана.

            1. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Администрации города Кургана с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника (оригинала).

            Глава 14. Подготовка документов и дел к передаче
            в муниципальное казенное учреждение
            «Муниципальный архив города Кургана»

            1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города Кургана создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), действующая на основании положения, утверждаемого распоряжением Администрации города Кургана.

            2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах Администрации города Кургана также создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых приказами соответствующих органов Администрации города Кургана.

            3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органов соответствующей ЭК под методическим руководством муниципального архива.

            4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

            • отбор дел постоянного хранения для передачи в муниципальный архив;

            • отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органов;

            • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

            1. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.

            2. Ежегодно соответствующей службой делопроизводства совместно с муниципальным архивом составляются сводные описи на дела постоянного хранения, по которым дела передаются в муниципальный архив.

            3. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

            Образец оформления описи дел постоянного хранения приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции.

            1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

            1. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

            2. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

            3. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

            4. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

            1. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал.

            2. Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Администрации города со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и других.

            3. В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

            4. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

            5. Обложка (титульный лист) дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (образец оформления обложки (титульного листа) дела постоянного хранения и по личному составу приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять разборчиво, без сокращений.

            6. На обложке дела указываются реквизиты:

            1. наименование организации;

            2. наименование структурного подразделения;

            3. индекс дела;

            4. номер тома (части);

            5. заголовок дела (тома, части);

            6. крайние даты дела (тома, части);

            7. количество листов в деле (томе, части);

            8. срок хранения дела;

            9. архивный шифр дела.

            Количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела проставляется муниципальным архивом.

            1. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

            1. наименование организации. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, организация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием пишется новое наименование;

            2. наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

            3. индекс дела проставляется по номенклатуре дел;

            4. заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел. Заголовок дела должен быть кратким и соответствовать содержанию документов в деле.

            В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части).

            1. дата дела - указываются год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

            Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

            Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

            Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.

            Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

            При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.

            6) реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

            1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

            2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

            3. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

            4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

            5. Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один лист.

            6. Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другие), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

            7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и другие) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

            Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 0,5 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

            1. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

            2. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

            3. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

            4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

            5. Дела постоянного срока хранения и по личному составу обрабатываются под методическим руководством и при участии муниципального архива.

            6. Дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

            7. Документы постоянного хранения Администрации города Кургана после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче в муниципальный архив.

            Глава 15. Уничтожение документов и дел
            с истекшими сроками хранения

            1. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период времени, срок хранения которых истек, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведен в приложении 26 к настоящей Инструкции).

            Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

            1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела Администрации города Кургана, ее органа по сводной номенклатуре дел соответствующего периода времени.

            2. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

            3. Согласованные ЭК акты утверждаются управляющим делами Администрации города Кургана, руководителями органов Администрации города Кургана.

            4. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела передаются на переработку (утилизацию).

            Глава 16. Передача дел в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»

            1. Документы постоянного хранения Администрации города Кургана, ее органов, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

            2. Передача дел в муниципальный архив осуществляется по графику, составленному муниципальным архивом, согласованному с руководителями соответствующих служб делопроизводства и утвержденному постановлением Администрации города Кургана.

            3. Документы передаются в муниципальный архив по описям дел постоянного хранения.

            4. Передача дел в муниципальный архив производится лицом, ответственным за хранением дел в соответствующей службе делопроизводства. При этом оформляется акт приема-передачи документов на хранение, составляемый в двух экземплярах, который утверждается управляющим делами Администрации города Кургана или руководителем органа Администрации города Кургана и директором МКУ «Муниципальный архив города Кургана» (образец оформления акта приема-передачи архивных документов на хранение приведен в приложении 27 к настоящей Инструкции).

            5. В случае изменения структуры Администрации города Кургана лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении Администрации города Кургана, ее органов, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующую службу делопроизводства независимо от сроков хранения.

            Передача дел осуществляется по номенклатуре дел по акту (образец оформления акта приема-передачи документов приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции).

            Глава 17. Использование документов, хранящихся
            в Администрации города Кургана и ее органах

            1. Основными формами использования документов, хранящихся в Администрации города Кургана и ее органах являются:

            1. информационное обеспечение работников Администрации города Кургана и ее органов;

            2. исполнение запросов, в том числе запросов граждан;

            3. выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам;

            4. информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся документов.

            1. Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

            2. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.

            3. Запрос рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

            4. Ответ на поступивший запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. Этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

            5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.

            6. Копии и выписки из документов, хранящихся в Администрации города Кургана и ее органах, выдаются в соответствии с письменным запросом организации или частного лица. Идентичность подлиннику выданных копий и выписок заверяется подписью руководителя структурного подразделения, в котором хранится документ, и круглой печатью.

            7. Листы многостраничных копий сшиваются нитками белого цвета, закрепляются листом прямоугольной формы, на котором оформляется заверительная надпись, содержащая: слово «Верно», подпись и расшифровку подписи, дату заверения. На заверительную подпись ставится круглая печать соответствующего структурного подразделения.

            8. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

            9. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

            10. Копии и выписки из документов, хранящихся в Администрации города Кургана и ее органах, направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом или выдаются под расписку на руки при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

            РАЗДЕЛ VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ
            С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

            1. Прием электронных документов от организаций, граждан и отправка электронных документов осуществляется соответствующей службой делопроизводства.

            2. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

            3. Для автоматизации работы с правовыми актами Администрации города Кургана, ведения Реестра муниципальных правовых актов, предоставления нормативных правовых актов и сведений о них для Регистра муниципальных нормативных правовых актов Курганской области и публикации на официальном сайте муниципального образования город Курган, тексты муниципальных правовых актов и сведения о них включаются в информационную систему персональных данных «Реестр документов (Клерк)» (далее - ИСПДн «Реестр документов (Клерк)»).

            4. В ИСПДн «Реестр документов (Клерк)» включаются следующие сведения о муниципальных правовых актах:

            1. вид муниципального правового акта и наименование принявшего его органа;

            2. сведения о подразделении, подготовившем муниципальный правовой акт;

            3. сведения о служебности:

            • «Конфиденциальный»;

            • «Включены в Реестр»;

            • «Включены в Регистр»;

            1. номер и дата регистрации муниципального правового акта (номер и дата указываются арабскими цифрами, дата регистрации включает день, месяц и год);

            2. статус муниципального правового акта:

                  • «действующий»;

                  • «недействующий» - если муниципальный правовой акт отменен или признан утратившим силу, органом, его принявшим, а также в случае признания документа судом незаконным (недействующим);

                  • рубрика классификатора муниципальных правовых актов;

                  • заголовок муниципального правового акта (указывается полностью в именительном падеже);

                  • текст муниципального правового акта;

                  • сведения об источнике и дате официального опубликования (обнародования) муниципального правового акта или поправки к нему;

                  • номер и дата регистрации муниципального правового акта, вносящего изменения (дополнения) в правовой акт, на который заполнена электронная регистрационная карточка;

                  • номер и дата регистрации муниципального правового акта, отменяющего (признающего утратившим силу) правовой акт, на который заполнена электронная регистрационная карточка;

                  • сведения об актах прокурорского реагирования, принятых в отношении муниципальных актов (протесты, представления и заявления в суд);

                  • сведения о вступивших в законную силу судебных актах по делам об оспаривании муниципальных правовых актов;

                  • сведения о предписаниях Управления Федеральной антимонопольной службы по Курганской области об отмене или изменении муниципальных актов, нарушающих антимонопольное законодательство (с указанием об удовлетворении или отказе в удовлетворении предписания);

                  • сведения о письмах, иной информации, поступившей из органов прокуратуры, органов государственной власти Курганской области и иных государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области в отношении муниципальных актов, подлежащих включению в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Курганской области.

                    1. Включение сведений в ИСПДн «Реестр документов (Клерк)» муниципальных правовых актов осуществляется отделом документационного обеспечения Администрации города Кургана.

                    2. Поручения Руководителя Администрации города Кургана, письма, запросы и обращения граждан и организаций, правовые акты органов федеральной, региональной исполнительной власти и Курганской городской Думы, поступающие в Администрацию города Кургана и ее органы на бумажном носителе и в электронном виде, обрабатываются с помощью информационных систем «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, отметка о направлении документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке информационных систем «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций».

                    3. Регистрация и обработка писем, запросов и обращений граждан, поступивших в электронном виде, осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

                    4. В целях учета и поиска документов в информационных системах «Обращения граждан», «Служебная корреспонденция» и «Правовые акты вышестоящих организаций» используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку.

                    5. В состав дополнительных сведений об электронном документе включаются сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.

                    6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в информационных системах «Обращения граждан» и «Служебная корреспонденция», «Правовые акты вышестоящих организаций» и в СЭД Naumen DMS. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

                    7. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Кургана, ее органов.

                    8. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

                    9. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации города Кургана и ее органах программно-технических средств, нормативных и методических документов.

                    10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

                    11. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

                    РАЗДЕЛ VII. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

                    1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Кургана, ее органа осуществляется на основании резолюций по исполнению документов Руководителя Администрации города Кургана, первого заместителя Руководителя Администрации города Кургана, руководителей органов Администрации города Кургана, управляющего делами Администрации города Кургана.

                    2. Структурное подразделение Администрации города Кургана, ее органа получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются незамедлительно.

                    3. Документы, поступившие в структурное подразделение, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

                    4. В случае, если вопросы служебного письма затрагивают не только компетенцию исполнителя, но и компетенцию других структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органов, то исполнитель обязан незамедлительно подключить к работе заинтересованных должностных лиц.

                    5. Исполнитель обязан незамедлительно перенаправить письмо по компетенции в соответствующий орган или структурное подразделение.

                    6. Специалисты структурных подразделений Администрации города Кургана, ее органа в процессе исполнения документа осуществляют:

                    1. сбор и обработку необходимой информации;

                    2. подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением настоящей Инструкции;

                    3. согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

                    4. доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

                    5. в необходимых случаях - подготовку листа (указателя) рассылки документа;

                    6. представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

                    7. определение места хранения документа (копии документа) с проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

                    1. Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

                    При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

                    Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова «Срок контроля продлить до...» с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

                    В случае временного отсутствия руководителя его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и другие) рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей между Руководителем Администрации города Кургана, его заместителями, руководителями органов Администрации города Кургана, управляющим делами Администрации города Кургана и делегированием права подписи.

                    Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

                    1. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

                    ____________________________________________

                    Приложения

                    Приложение 1
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образцы бланков

                    Образец 1

                    Образец 2

                    Образец 3

                    Образец 4

                    Образец 5

                    Образец 6

                    Образец 7

                    Образец 8

                    Образец 9

                    Образец 10

                    Образец 11

                    Образец 12

                    Образец 13

                    Образец 14

                    Образец 15

                    Образец 16

                    Образец 17

                    Образец 18

                    Образец 19

                    Образец 20

                    Образец 21

                    Образец 22

                    ___________________________________________

                    Приложение 2
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Правила оформления реквизитов документов"

                    1. Герб Кургана

                    Изображение Герба города Кургана помещают на бланках документов в соответствии с решением Курганской городской Думы от 04.07.2001 г. № 80 «О гербе муниципального образования города Кургана».

                    Изображение герба в черно-белом (монохромном) воспроизведении помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации», на расстоянии не менее чем 10 мм от верхнего края листа.

                    2. Наименование организации - автора документа

                    Наименование организации - Администрации города Кургана либо ее органа - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об Администрации города Кургана, ее органе.

                    Над наименованием органа Администрации города Кургана указывается наименование Администрации города Кургана.

                    3. Наименование структурного подразделения - автора документа

                    Наименование структурного подразделения - структурного подразделения Администрации города Кургана, ее органа, - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об Администрации города Кургана, ее органе, структурном подразделении.

                    Над наименованием структурного подразделения Администрации города Кургана указывается наименование Администрации города Кургана, над наименованием структурного подразделения органа Администрации города Кургана - наименование Администрации города Кургана и ее органа.

                    Бланки документов структурного подразделения органа Администрации города Кургана при необходимости утверждаются правовым актом органа Администрации города Кургана.

                    4. Справочные данные об организации - Администрации города Кургана, ее органе и структурном подразделении

                    Справочные данные об Администрации города Кургана, ее органе и структурном подразделении указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Администрации города Кургана, ее органа, структурного подразделения, номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.

                    5. Наименование вида документа

                    Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов.

                    Наименование вида документа не указывается в письмах.

                    6. Дата документа

                    Датой документа является дата его подписания, утверждения (постановления, распоряжения, приказа, письма, докладной, служебной записки, акта и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

                    Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим документ, или службами делопроизводства Администрации города Кургана, ее органа, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

                    Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

                    Даты оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности - число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами) с добавлением слова «год» в соответствующем падеже, без сокращения (10 мая 2018 года) либо цифровым способом в следующей последовательности - число (с добавлением нуля в однозначном числе перед цифрой), месяц (обозначается двумя цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами) с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы с точкой (01.05.2018 г.).

                    7. Регистрационный номер документа

                    Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

                    Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации города Кургана, ее органах. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

                    На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

                    8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

                    Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

                    9. Место составления (издания) документа

                    Место составления (издания) документа - Курган - указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

                    10. Гриф ограничения доступа к документу

                    Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                    В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в органах и структурных подразделениях Администрации города Кургана, утвержденным правовым актом Администрации города Кургана, первая страница документа ограниченного доступа (сопроводительного) документа и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного доступа, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов «Для служебного пользования», и номер экземпляра документа.

                    Пример:

                    Для служебного пользования

                    Экз. № __________________

                    11. Гриф утверждения

                    Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

                    Пример:

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Управляющий делами

                    Администрации города Кургана

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    12. Гриф согласования

                    Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

                    Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

                    - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

                    - на последнем листе документа под текстом;

                    - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

                    Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

                    Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

                    Пример:

                    СОГЛАСОВАНО

                    Управляющий делами Администрации города

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    Пример:

                    СОГЛАСОВАНО

                    Письмо правового управления Администрации города

                    города Кургана

                    от 26.05.2018 г. № 01-18/115

                    13. Адресат

                    Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних документов (докладных, служебных записок и др.).

                    Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

                    Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки.

                    При адресации документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже и центрируются относительно самой длинной строки, например:

                    Департамент

                    социальной политики

                    Администрации города Кургана

                    или:

                    Правительство

                    Курганской области

                    Управление внутренней политики

                    При адресации документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                    Директору МКУ

                    «Муниципальный архив города Кургана»

                    И.О. Фамилия

                    В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

                    Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, Правительство Курганской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Курганской области, постоянным корреспондентам.

                    При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресации частному лицу - после фамилии.

                    В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

                    При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

                    Пример:

                    Руководителям органов

                    Администрации города Кургана

                    При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

                    Пример:

                    Директорам МКУ, подведомственных Администрации города Кургана

                    (по списку)

                    14. Заголовок к тексту

                    Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чём?".

                    Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

                    Заголовок отделяется от предыдущего реквизита не менее 1, но не более 4 пустыми строками, печатается размером шрифта основного текста через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

                    В проектах муниципальных правовых актов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

                    Заголовок к тексту письма оформляется под реквизитами бланка, слева, от границы левого поля. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

                    Пример:

                    Постановление (о чём?)

                    Об утверждении Положения о Комиссии

                    по приватизации муниципального имущества города Кургана

                    Письмо (о чём?)

                    Об оказании консультативной помощи

                    1. Текст документа

                    Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

                    В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

                    Пример:

                    В соответствии с постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 года № 480 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти Курганской области»;

                    В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

                    Текст документа может содержать разделы, главы, параграфы, пункты, подпункты.

                    Тексты документов излагаются от:

                    - 1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

                    - 3-го лица единственного числа: ...Администрация города постановляет...; Департамент не считает возможным...;

                    - 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

                    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

                    В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

                    При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

                    Пример:

                    Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на директора Департамента финансов и имущества Администрации города Кургана Зворыгина И.В.

                    В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

                    1) вступительное обращение:

                    Уважаемый Николай Петрович!

                    2) заключительная этикетная фраза:

                    С уважением, ...

                    Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля начиная со второй страницы.

                    Текст документа создается в текстовом редакторе, печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм): верхнее, нижнее и левое поле - не менее 2,0 см., правое поле - не менее 1,0 см., шрифтом PT Astra Serif размерами № 12 - 14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

                    Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

                    Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы приложений идентичны применяемым в тексте документа.

                    При наличии приложений к тексту документа, в тексте на них обязательно делается ссылка. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению» («согласно приложениям 1 - 4», «прилагается»), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже указывается наименование вида основного документа, его дата, номер и заголовок (при наличии). Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

                    Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля и печатаются через 1 межстрочный интервал.

                    Пример:

                    Приложение 4

                    к письму

                    Администрации города Кургана

                    от _______________ №_______

                    «Заголовок»

                    Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.п.), все остальные слова заголовка приложения печатаются строчными буквами полужирным шрифтом.

                    При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

                    В документах, за исключением муниципальных правовых актов, листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

                    В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

                    Если таблица располагается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

                    При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой как верхний индекс. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. Для текста сноски рекомендуется уменьшать размер шрифта на 1-2 пункта относительно текста документа.

                    На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

                    16. Отметка о приложении

                    Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

                    Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, приказам и другим документам.

                    В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

                    Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

                    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

                    При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

                    Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                    2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

                    Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

                    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

                    Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

                    Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

                    Приложение: CD в 1 экз.

                    При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

                    17. Виза

                    Согласование проекта документа с должностными лицами Администрации города Кургана, ее органов и структурных подразделений оформляется визой.

                    Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

                    Начальник правового управления

                    Администрации города Кургана

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    На документах, подлинники которых помещаются в дела Администрации города Кургана, ее органа, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, распоряжения, приказы) в виде распечатки электронного согласования из СЭД Naumen DMS.

                    В служебных письмах визы проставляются на 2 экземпляре документа, помещаемом в дело Администрации города Кургана, ее органов.

                    На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

                    Допускается полистное визирование документа и его приложений.

                    При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

                    Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

                    Начальник правового управления

                    Администрации города Кургана

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    Замечания, мнения о проекте документа оформляются отдельным письмом и передаются исполнителю.

                    18. Подпись

                    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

                    Между инициалами имени, отчества и фамилией ставится пробел.

                    Наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки.

                    Пример:

                    Первый заместитель Руководителя

                    Администрации города Кургана подпись И.О. пробел Фамилия

                    Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Личная подпись проставляется собственноручно лицом, подписывающим документ, пастой (тушью, чернилами) синего или фиолетового цвета.

                    Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с правовым актом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

                    При подписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

                    И.о. директора Департамента

                    социальной политики подпись И.О. пробел Фамилия

                    или:

                    Исполняющий обязанности

                    директора Департамента

                    социальной политики подпись И.О. пробел Фамилия

                    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

                    При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

                    19. Отметка об электронной подписи

                    Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

                    1) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

                    2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

                    3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

                    4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

                    Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

                    Пример:

                    20. Печать

                    Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

                    Печать проставляется так, чтобы ею была захвачена часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и часть его собственноручной подписи.

                    В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

                    Отдел мобилизационной работы Администрации города Кургана осуществляет учет и оформление выдачи имеющихся в Администрации города Кургана, ее органах печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков, а также хранение не выданных металлических выжимных печатей.

                    Образец оформления журнала учета выдачи печатей и штампов приведен в приложении 28 к настоящей Инструкции.

                    21. Отметка об исполнителе

                    Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля в одну - две строки размером шрифта № 8 - 10.

                    Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя полностью и номер его телефона с добавочным номером (при необходимости - номер телефона исполнителя указывается с кодом города Кургана)

                    Пример:

                    Николаев Павел Олегович

                    (3522) 24-56-88 доб. 555 #

                    22. Отметка о заверении копии

                    Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

                    Пример:

                    Верно:

                    Главный специалист

                    отдела муниципальной службы и кадров

                    Администрации города Кургана подпись И.О. Фамилия

                    дата печать

                    Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

                    Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

                    23. Отметка о поступлении документа

                    Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

                    Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

                    24. Резолюция

                    Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

                    Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

                    Пример:

                    Фамилия И.О.

                    Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

                    подпись

                    дата

                    25. Отметка о контроле

                    Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

                    26. Отметка о направлении документа в дело

                    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

                    Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

                    Отметка об исполнении может содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении.

                    Отметку об исполнении документа, поставленного на контроль, и направлении его в дело подписывает лицо, на которое возложен контроль за исполнением. Отметку об исполнении документа, поставленного на контроль, подписывает руководитель, определивший указания по исполнению.

                    ___________________________________

                    Приложение 3
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    комиссии с указанием персонального состава

                    СОСТАВ

                    комиссии по оплате труда в муниципальных унитарных предприятиях

                    города Кургана

                    Потапов Андрей Юрьевич

                    - Руководитель Администрации города Кургана, председатель комиссии.

                    Комогоров Павел Федорович

                    - заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента экономического развития, предпринимательства и торговли, заместитель председателя комиссии.

                    Панфилова Галина Равильевна

                    - главный специалист отдела экономической, инвестиционной политики и содействия развитию предпринимательства Департамента экономического развития, предпринимательства и торговли, секретарь комиссии.

                    Члены комиссии:

                    Жижин Андрей Валентинович

                    - первый заместитель Руководителя Администрации города Кургана.

                    Заскалькин Сергей Николаевич

                    - управляющий делами Администрации города Кургана.

                    Зворыгин Игорь Вячеславович

                    - директор Департамента финансов и имущества.

                    Назарова Юлия Сергеевна

                    - заведующая отделом муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

                    Прохорова Наталья Витальевна

                    - заместитель начальника правового управления Администрации города Кургана.

                    Пухова Татьяна Сергеевна

                    - заместитель директора Департамента экономического развития, предпринимательства и торговли.

                    _________________________________________________

                    Приложение 4
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    комиссии без указания персонального состава

                    СОСТАВ

                    аттестационной комиссии по аттестации лиц,

                    претендующих на замещение должности руководителя

                    муниципального образовательного учреждения города Кургана

                    1. Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента социальной политики, председатель комиссии.

                    2. Заместитель директора Департамента, начальник управления образования Департамента социальной политики, заместитель председателя комиссии.

                    3. Главный специалист отдела муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана, секретарь комиссии.

                    Члены комиссии:

                    1. Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента развития городского хозяйства Администрации города Кургана.

                    2. Директор Департамента архитектуры, строительства и земельных отношений Администрации города Кургана.

                    3. Управляющий делами Администрации города Кургана.

                    1. Начальник правового управления Администрации города Кургана.

                    2. Заведующий отделом муниципальной службы и кадров Администрации города Кургана.

                    3. Заведующий отделом культуры Департамента социальной политики.

                    4. Начальник Управления массовых коммуникаций и общественных отношений аппарата Главы города и Курганской городской Думы (по согласованию).

                    5. Директор МБУ «Курганский городской инновационно -методический центр».

                    6. Независимый эксперт (по согласованию).

                    _________________________________________________

                    Приложение 5
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Правила оформления таблиц

                    1. Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляет заголовок граф и наименования граф, а наименования объектов - заголовок строк таблицы, расположенных в крайней левой графе. Например:

                    п/п

                    Заголовок строк

                    Заголовок граф

                    Наименование

                    графы

                    Наименование

                    графы

                    Наименование

                    графы

                    Наименование строки

                    Наименование строки

                    Наименование строки

                    Наименование строки

                    Если таблицу печатают более чем на одной странице, то наименование граф повторяется на каждой странице.

                    1. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а наименования граф со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, например:

                    п/п

                    Объем строительно-монтажных работ, выполненных

                    подрядным

                    способом

                    хозяйственным способом

                    1.

                    2.

                    Если наименования граф имеют самостоятельные значения, то они пишутся с прописной буквы, например:

                    п/п

                    Наименование

                    автоматических

                    манипуляторов

                    Исполнитель и срок выполнения работ

                    Разработка технической

                    документации

                    Производство первой

                    промышленной серии

                    1.

                    При нумерации строк их порядковые номера ставятся в графе «№ п/п», которая располагается перед графой «Заголовок строк».

                    Заголовки, наименования граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Точки в заголовках, наименованиях граф и строк не проставляются.

                    1. Таблицы нумеруются арабскими цифрами без знака «№» и располагаются в порядке первого упоминания в тексте. Слово «Таблица» и ее номер отделяют от наименования точкой и пробелом. В конце наименования таблицы точка не ставится. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в документе использована одна таблица, то номер не проставляется, например:

                    Таблица. Наименование таблицы

                    Наименование таблицы отделяют от предшествующего текста интервалом в одну пустую строку и выравнивают по центру. Такой же интервал делают между последней строкой примечания к таблице и первой строкой следующего за ней текста.

                    Наименование таблицы должно быть лаконичным и информативным. Наименование таблицы должно состоять из одного предложения. Сокращение слов в наименовании таблицы, заголовках граф и строк не допускается.

                    Термины в наименовании таблицы должны соответствовать терминам в тексте.

                    В случае оформления таблицы без наименования, на неё делается ссылка в тексте документа, слово «Таблица» выравнивается по правому краю.

                    1. Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:

                    Таблица 5

                    (тыс. рублей)

                    п/п

                    Лимиты капитальных вложений

                    Всего

                    в том числе:

                    2010 год

                    2011 год

                    2012 год

                    1.

                    1. Единицы измерения в таблицах пишутся в именительном падеже. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Например:

                    Таблица 6. Наименование

                    (штуки)

                    п/п

                    Наименование

                    оборудования

                    Количество поставленных автобусов

                    Всего

                    в том числе:

                    2010 год

                    2011 год

                    2012 год

                    1.

                    Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках или через запятую после слова или предложения, описывающего содержание графы, например:

                    Таблица 7. Наименование

                    п/п

                    Наименование

                    объектов

                    строительства

                    Металл (тонн)

                    Лес (куб.м)

                    на армирование

                    железобетона

                    на прочие

                    нужды

                    круглый

                    пиленый

                    1.

                    Если каждая строка таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:

                    Таблица 8. Наименование

                    п/п

                    Наименование

                    материалов

                    Единицы

                    измерения

                    Количество

                    Срок поставки

                    1.

                    Цемент

                    тыс.т

                    27

                    05.01.2012

                    2.

                    Пиломатериалы

                    куб.м

                    160

                    05.01.2013

                    Числа и однострочные текстовые элементы в графах выравниваются по верхней строке.

                    Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

                    При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

                    Допускается оформлять таблицы следующим образом:

                    Таблица 9. Наименование

                    п/п

                    Замечания и предложения

                    по улучшению работы с

                    обращениями граждан

                    Количество жалоб

                    граждан

                    Принято граждан на

                    личном приеме

                    Всего

                    в том числе:

                    Всего

                    в том числе:

                    поступило в Администрацию города Кургана

                    поступило в Департаменты

                    Руководителем Администрации города Кургана

                    заместителями Руководителя Администрации города Кургана

                    1.

                    При оформлении таблиц используется шрифты № 10 - 14.

                    Содержимое таблицы, исключая заголовки строк и граф, которые выравниваются по центру, должно быть выровнено однообразно: либо по левому краю, либо по правому краю, либо по центру.

                    ___________________________________

                    Приложение 6
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления проекта постановления Администрации города Кургана

                    Российская Федерация

                    Курганская область

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    от «_10_»_________июля 2018_________ г. N__128-р__

                    Курган

                    ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                    Об утверждении Перечня многоквартирных домов на проведение капитального ремонта при поддержке Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», во исполнение решения Комиссии по определению очередности проведения капитального ремонта от 18.10.2018 г., Администрация города Кургана постановляет:

                    1. Утвердить Перечень многоквартирных домов на проведение капитального ремонта при поддержке Фонда содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства согласно приложению.

                    2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на директора Департамента жилищно-коммунального хозяйства Фамилия И.О.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    Руководитель Администрации

                    города Кургана И.О. Фамилия

                    Иванов Александр Александрович

                    (3522) 44-45-55 доб. 333 #

                    Приложение 7
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления приложения к постановлению Администрации города Кургана

                    Приложение 2

                    к постановлению

                    Администрации города Кургана

                    от _______________ г. № _______

                    «Об утверждении мероприятий о подготовке к новому учебному году»

                    М Е Р О П Р И Я Т И Я

                    о подготовке к новому учебному году

                    1. Подготовить ………….

                    2. Принять …………

                    _____________________________________________

                    Приложение 8
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления проекта распоряжения Администрации города Кургана

                    Российская Федерация

                    Курганская область

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    от «_10_»_________июля 2018_________ г. N__128-р__

                    Курган

                    РАСПОРЯЖЕНИЕ

                    Об утверждении Положений о структурных подразделениях

                    Департамента социальной политики

                    Администрации города Кургана

                    В соответствии с Уставом муниципального образования города Кургана:

                    1. Утвердить Положения о структурных подразделениях Департамента социальной политики Администрации города Кургана согласно приложений 1-7.

                    2. Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Кургана от 01.06.2016 г. № 25-р «Об утверждении Положения об управлении опеки и попечительства Департамента социальной политики Администрации города Кургана».

                    1. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Руководителя Администрации города Кургана, директора Департамента социальной политики Фамилия И.О.

                    Руководитель Администрации

                    города Кургана И.О. Фамилия

                    Иванов Александр Александрович

                    (3522) 44-45-55 доб. 333 #


                    _______________________________________

                    Приложение 9
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления проекта распоряжения по личному составу Администрации города Кургана

                    Приложение 10
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления приказа

                    О назначении ответственного лица за разработку технологической карты межведомственного взаимодействия

                    Во исполнение п. 2 вопроса 3 протокола заседания № 14 от 31 января 2018 г. комиссии по проведению административной реформы в городе Кургане ПРИКАЗЫВАЮ:

                    1. Назначить ответственным лицом за разработку технологической карты межведомственного взаимодействия Петрова Петра Петровича - ведущего специалиста отдела по работе с доходами и недоимкой Департамента финансов и имущества.

                    2. Установить срок разработки технологической карты межведомственного взаимодействия - 15 февраля 2018 года.

                    3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующую отделом по работе с доходами и недоимкой Департамента финансов и имущества Самылову Т.В.

                    Директор Департамента

                    финансов и имущества Администрации города Кургана

                    И.В. Зворыгин

                    Иванов Александр Александрович

                    (3522) 44-45-55 доб. 333 #

                    ___________________________________________________

                    Приложение 11
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления полного протокола заседания (совещания)

                    П Р О Т О К О Л

                    совещания

                    у Руководителя Администрации города Кургана

                    И.О. Фамилия

                    от 21 января 2018 г. № 3

                    Председательствующий - Фамилия И.О.

                    Секретарь - Фамилия И.О.

                    Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

                    ПОВЕСТКА ДНЯ:

                    1. О строительстве 2-х многоквартирных жилых домов для детей-сирот в районе улиц Комиссаров, ул. Чкалова в г. Кургане (докладчик - Иванов И.И.).

                    2. О ….

                    1. СЛУШАЛИ:

                    Иванов И.И. - должность

                    О строительстве 2-х многоквартирных жилых домов для детей-сирот в районе улиц Комиссаров, ул. Чкалова в г. Кургане.

                    Текст доклада прилагается.

                    ВЫСТУПИЛИ:

                    Фамилия И.О. - должность

                    - Краткое содержание выступления: …..

                    РЕШИЛИ:

                    1.1.

                    1.2.

                    Особое мнение: …..

                    1. СЛУШАЛИ:

                    ВЫСТУПИЛИ:

                    РЕШИЛИ:

                    Наименование должности

                    председательствующего подпись И.О. Фамилия

                    Наименование должности

                    секретаря подпись И.О. Фамилия

                    ____________________________________________________

                    Приложение 12
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления краткого протокола заседания (совещания)

                    П Р О Т О К О Л

                    совещания

                    у Руководителя Администрации города Кургана

                    И.О. Фамилия

                    от 14 февраля 2018 г. № 8

                    Председательствующий - Фамилия И.О.

                    Секретарь - Фамилия И.О.

                    Присутствовали:

                    Наименование должности - Фамилия И.О.

                    Наименование должности - Фамилия И.О.

                    1. О выполнении мероприятий по..…

                    (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

                      1. Принять к сведению...

                      2. Директору МУ …

                    Наименование должности

                    председательствующего подпись И.О. Фамилия

                    Наименование должности секретаря подпись И.О. Фамилия

                    __________________________________________________

                    Приложение 13
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления поручения Руководителя Администрации города Кургана

                    Руководитель Администрации города Кургана

                    Фамилия И.О.

                    Поручение № ПР-1-17/777

                    (01.02.2018 г.)

                    Основной исполнитель: Фамилия И.О.

                    Соисполнители: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

                    Содержание поручения.

                    Срок представления доклада об исполнении: 08.02.2018 г.

                    Доклад об исполнении поручения Руководителя Администрации города Кургана представить в __________________________________________

                    Подпись

                    __________________________________________________

                    Приложение 14
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Требования к употреблению сокращений слов и наименований

                    1. В документах Администрации города Кургана не употребляются сокращения слов, наименования органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным официальным наименованием.

                    2. В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

                    3. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН.

                    4. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:

                    • прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);

                    • строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).

                    5. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:

                    названия единиц измерения (при цифрах):

                    • гектар - га;

                    • грамм - г;

                    • квадратный метр - кв. м; кв. метр;

                    • килограмм - кг;

                    • кубический метр - куб. м; куб. метр;

                    • литр - л;

                    • метр - м;

                    • миллиметр - мм;

                    • секунда - с;

                    • тонна - т;

                    • центнер - ц;

                    различные обозначения:

                    • годы - гг. (при цифрах);

                    • город - г.;

                    • дом - д.;

                    • другой (другие) - др.;

                    • железнодорожный - ж.д.;

                    • и так далее - и т.д.;

                    • и тому подобное - и т.п.;

                    • кабинет - каб.;

                    • комната - к.;

                    • корпус - корп.;

                    • лист - л. (при цифрах);

                    • микрорайон - мкр.;

                    • миллиард - млрд.;

                    • миллион - млн.;

                    • область - обл.;

                    • бульвар - б-р.;

                    • площадь - пл.;

                    • подъезд - под.;

                    • поселок - пос.;

                    • проезд - пр.;

                    • проспект - просп.;

                    • прочее - пр.;

                    • пункт - п.;

                    • район - р-н (при названии);

                    • рисунок - рис.;

                    • рубль - руб.;

                    • село - с. (при названии);

                    • смотри - см.;

                    • страница - с. (при цифрах);

                    • таблица - табл.;

                    • то есть - т.е.;

                    • тысяча - тыс.;

                    • улица - ул.;

                    • этаж - эт.

                    Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия должно быть одинаковым. Например: 89,775; 15,300; 16,323.

                    В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и других должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.

                    Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна употребляться так же.

                    Инициалы имени и отчества не отделяют от фамилии, не переносят на другую строку или страницу.

                    __________________________________________________

                    Приложение 15
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления служебного письма

                    О выдаче акта выбора

                    Уважаемый Иван Иванович!

                    В ответ на Ваше обращение….

                    Приложение:

                    1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

                    2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

                    Руководитель Администрации

                    города Кургана И.О. Фамилия

                    Иванов Александр Александрович

                    (3522) 44-45-55 доб. 333 #

                    _____________________________________________

                    Приложение 16
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления служебной (докладной, объяснительной) записки

                    Руководителю

                    Администрации города Кургана

                    И.О. Фамилия

                    Объяснительная записка

                    Об обращениях граждан,

                    закрытых с нарушением срока

                    За I полугодие мной были нарушены сроки рассмотрения обращений по письмам № А- 666 от 22.02.2018 г. и № 1-11/666 от 05.03.2018 г. в связи с ….

                    Главный специалист

                    отдела подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    ______________________________________

                    Приложение 17
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления телеграммы

                    Телеграмма

                    ГОРОД КУРГАН

                    КУРГАНСКАЯ ОБЛАСТЬ

                    УЛИЦА КИРОВА ДОМ 77 КВАРТИРА 7

                    640000

                    ОЛЬГЕ ИВАНОВНЕ ИВАНОВОЙ

                    УВАЖАЕМАЯ ОЛЬГА ИВАНОВНА ПРИМИТЕ ИСКРЕННИЕ

                    ПОЗДРАВЛЕНИЯ ПО СЛУЧАЮ ВАШЕГО ЮБИЛЕЯ ЖЕЛАЕМ ВАМ И ВАШИМ БЛИЗКИМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ПУСТЬ ВАМ ВО ВСЕМ СОПУТСТВУЕТ УДАЧА А ОПОРОЙ В ЖИЗНИ БУДУ ВЕРНЫЕ ЕДИНОМЫШЛЕННИКИ И НАДЕЖНЫЕ ДРУЗЬЯ ТЧК

                    РУКОВОДИТЕЛЬ АДМИНИСТРАЦИИ

                    ГОРОДА КУРГАНА И О ФАМИЛИЯ

                    ________________________________________________________________

                    пл. Ленина, город Курган, 640000

                    Администрация города Кургана

                    30 декабря 2017 года

                    Руководитель Администрации

                    города Кургана подпись И.О. ФАМИЛИЯ

                    Управляющий делами

                    Администрации города Кургана подпись И.О. ФАМИЛИЯ

                    Иванов Александр Александрович

                    (3522) 44-45-55 доб. 333 #

                    ____________________________________________________

                    Приложение 18
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    телефонограммы

                    Администрация города Кургана

                    Наименование

                    организации-получателя

                    либо

                    Передано согласно списку (список прилагается)

                    ТЕЛЕФОНОГРАММА

                    01.03.2018 № 15

                    16.50

                    Текст телефонограммы (до 50 слов).

                    Наименование должности лица,

                    подписавшего телефонограмму подпись И.О. Фамилия

                    Передал

                    Должность, И.О. Фамилия работника,

                    передавшего телефонограмму, телефон

                    Принял

                    Должность, И.О. Фамилия работника,

                    принявшего телефонограмму, телефон

                    ________________________________________

                    Приложение 19
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    журнала выдачи корреспонденции

                    Журнал

                    выдачи корреспонденции

                    дата получения

                    наименование подразделения

                    № документа

                    подпись, расшифровка подписи

                    ________________________________________

                    Приложение 20
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    акта приема-передачи документов

                    ДЕПАРТАМЕНТ ……

                    АКТ

                    ____________________№______

                    г. Курган

                    о приеме-передаче

                    документов

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Заместитель Руководителя Администрации города Кургана, директор Департамента

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    На основании ______________________________________передает, а

                    (наименование органа, структурного подразделения)

                    (наименование органа, структурного подразделения)

                    принимает следующие документы:

                    п/п

                    Индекс

                    дела

                    (или документа)

                    Крайние даты

                    (или дата документа)

                    Заголовок дела

                    (или документа)

                    Количество томов

                    (или листов)

                    Примечание

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    6

                    Итого______________________________________________________ед.хр.

                    (цифрами и прописью)

                    Передачу произвел:

                    Прием произвел:

                    Наименование должности

                    работника, сдавшего документы

                    Наименование должности

                    работника, принявшего документы

                    подпись И.О. Фамилия

                    подпись И.О. Фамилия

                    Дата

                    дата

                    СОГЛАСОВАНО

                    Заведующий отделом

                    СОГЛАСОВАНО

                    Заведующий отделом

                    подпись И.О. Фамилия

                    подпись И.О. Фамилия

                    Дата

                    Дата

                    ________________________________________

                    Приложение 21
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    номенклатуры дел структурных подразделений Администрации города Кургана

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ

                    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                    на 2018 год

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Начальник

                    правового управления

                    Администрации города Кургана

                    ________________ И.О. Фамилия

                    «_____»_______________________ г.

                    Индекс

                    дела

                    Заголовок дела

                    Кол-во ед. хранения

                    Срок

                    хранения и № статей по перечню

                    Примечание

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    01-01

                    Переписка по вопросам правоохранительного характера

                    5 лет ЭПК

                    ст. 190

                    01-02

                    Переписка по оперативно правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства

                    3 года

                    ст. 194

                    01-04

                    Номенклатура дел управления на 2018 год

                    ДЗН

                    ст. 200 а

                    Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

                    Старший инспектор отдела нормотворчества

                    и правовой экспертизы правового управления

                    Администрации города Кургана

                    «_____» ________________ 20 г И.О. Фамилия

                    ________________________________________

                    Приложение 22
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления сводной номенклатуры дел Администрации города Кургана

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                    на 2018 год

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Управляющий делами

                    Администрации города Кургана

                    ____________ И.О. Фамилия

                    «____»_______________________г.

                    Индекс

                    дела

                    Заголовок дела

                    Кол-во ед.

                    хранения

                    Срок

                    хранения дел и № статей по перечню

                    Примечание

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    01. Правовое управление

                    01-01

                    Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, суды

                    35

                    5 лет

                    ст. 189

                    После

                    вынесения

                    решения

                    01-02

                    База данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков

                    5 лет

                    ст. 195

                    На электронном носителе.

                    После вынесения последнего решения

                    02. Отдел муниципальной службы и кадров

                    02-01

                    Личные дела руководителей муниципальных предприятий, учреждений

                    45

                    75 лет ЭПК

                    ст. 656 б

                    02-02

                    Журнал регистрации распоряжений Администрации города по личному составу

                    50 лет

                    ст. 258 б

                    Федеральный Закон от 02.03.2016 г.

                    № 43-ФЗ Хранится в организации

                    07. Отдел бухгалтерского учета

                    07-02

                    Штатное расписание и изменения к нему на 2018 год (копии)

                    1

                    ДМН

                    ст. 71 а

                    Постоянно в деле

                    № 05-14

                    07-27

                    Номенклатура дел отдела на 2018 год

                    1

                    ДЗН

                    ст. 200 а

                    Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

                    При составлении сводной номенклатуры дел был использован Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

                    (приложение к Приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558). М., 2010

                    Заведующий отделом

                    документационного обеспечения

                    Администрации города Кургана И.О. Фамилия

                    «_____» ________________ 20 г.

                    СОГЛАСОВАНО

                    Протокол ЭК

                    от ______________ 20 г. № ____

                    ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

                    о категориях и количестве дел, заведенных в 2018 году

                    По срокам хранения

                    Всего

                    В том числе

                    Переходящих

                    с отметкой ЭПК

                    Постоянного

                    Временного (свыше 10 лет)

                    Временного (до 10 лет включительно)

                    Итого:

                    Заведующий отделом

                    документационного обеспечения

                    Администрации города Кургана И.О. Фамилия

                    «_____» ________________ 20 г.

                    _______________________________________

                    Приложение 23
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец карточки постеллажного указателя

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    (наименование организации)

                    КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
                    УКАЗАТЕЛЯ
                    *

                    СТЕЛЛАЖ №

                    Шкаф №

                    Полка №

                    Фонд №

                    Опись №

                    Ед. хр. с №

                    Примечание

                    по №

                    1

                    3

                    4

                    5

                    6

                    ___________________________________________

                    Приложение 24
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    описи дел постоянного хранения

                    Администрация города Кургана УТВЕРЖДАЮ

                    Управляющий делами

                    Администрации города Кургана

                    __________ И.О. Фамилия

                    « __ »__________________г.

                    Фонд №

                    ОПИСЬ № 1 (продолжение)

                    дел постоянного хранения

                    за 2018 год

                    п/п

                    Индекс

                    дела

                    Заголовок дела

                    Крайние

                    даты

                    Кол-во

                    листов

                    Примечание

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    6

                    Отдел документационного обеспечения

                    05-03

                    Постановления Администрации города Кургана, том 1, № 1- № 64

                    09.01.2018

                    15.01.2018

                    257

                    - « -

                    То же, том 2, № 65 - № 137

                    15.01.2018

                    18.01.2018

                    304

                    - « -

                    То же, том 3, № 138 - № 216

                    21.01.2018

                    25.01.2018

                    179

                    Отдел бухгалтерского учета

                    1236

                    08-02

                    Штатные расписания Администрации города Кургана и структурных подразделений и изменения к ним на 2018 год

                    69

                    В данный раздел описи внесено 149 (сто сорок девять) ед.хр., с № 1233 по № 1381.

                    Заведующий отделом документационного

                    обеспечения Администрации города Кургана И.О. Фамилия

                    СОГЛАСОВАНО:

                    Протокол ЭК

                    от __________________201__г. № _______

                    ________________________________________

                    Приложение 25
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    обложки (титульного листа) дела постоянного хранения и по личному составу

                    Наименование организации

                    Наименование

                    структурного

                    подразделения

                    ДЕЛО №_______ ТОМ №_______

                    ________________________________________________________________

                    _______________________________________________________________

                    ________________________________________________________________

                    (Заголовок дела)

                    ________________________________________________________________

                    (Крайние даты)

                    ________________________________________

                    Приложение 26
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

                    АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КУРГАНА

                    АКТ

                    УТВЕРЖДАЮ

                    __________№__________ Управляющий делами

                    г. Курган Администрации города

                    Кургана

                    о выделении к уничтожению

                    документов, не подлежащих подпись И.О. Фамилия

                    хранению дата

                    На основании_______________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

                    отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы Администрации города Кургана, ее органа

                    (название организации)

                    п/п

                    Заголовок

                    дела или

                    групповой

                    заголовок

                    документов

                    Крайние

                    даты

                    Номера

                    описей

                    Индекс дела по номенклатуре

                    или № дела по описи

                    Количество

                    ед. хр.

                    Сроки

                    хранения и номера статей

                    по перечню

                    Примечание

                    Итого_______________________ед.хр. за ________________________годы.

                    (цифрами и прописью)

                    Описи дел постоянного хранения за_________________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК

                    (протокол от______________________№_________________).

                    Наименование должности лица,

                    проводившего экспертизу

                    ценности документов подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    СОГЛАСОВАНО

                    Протокол ЭК

                    от_____________№__________________

                    Документы в количестве_____________________________________ед. хр.,

                    (цифрами и прописью)

                    весом________________кг сданы в__________________________________

                    (наименование организации)

                    на переработку по приемо-сдаточной накладной от___________№_______.

                    Наименование должности

                    работника, сдавшего документы подпись И.О. Фамилия

                    Изменения в учетные документы внесены.

                    Заведующий отделом

                    документационного обеспечения

                    Администрации города Кургана, ее органа подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    ________________________________________

                    Приложение 27
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления
                    акта приема-передачи архивных документов на хранение

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Управляющий делами

                    Администрации города Кургана

                    _______________ И.О. Фамилия

                    дата

                    УТВЕРЖДАЮ

                    Директор муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив города Кургана»

                    __________________ И.О. Фамилия

                    дата

                    АКТ

                    _________________________№__________

                    приема-передачи архивных документов на хранение

                    В связи с ______________________________________________________

                    (основание передачи)

                    __________________________________________________________________________________________________________

                    (название передаваемого фонда)

                    Администрация города Кургана сдает,

                    (название организации-сдатчика)

                    а муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Кургана»

                    (название организации-приемщика)

                    принимает документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

                    п/п

                    Название, номер описи

                    Количество экземпляров описи

                    Количество

                    ед. хр.

                    Примечания

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    Итого принято ______________________________________ед. хр.

                    (цифрами и прописью)

                    Передачу произвел:

                    Прием произвел:

                    Наименование должности

                    работника, сдавшего документы

                    Наименование должности

                    работника, принявшего документы

                    подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    подпись И.О. Фамилия дата

                    Фонду присвоен № __________________

                    Изменения в учетные документы внесены

                    Наименование должности

                    работника, внесшего изменения

                    в учетные документы подпись И.О. Фамилия

                    дата

                    ________________________________________

                    Приложение 28
                    к Инструкции
                    по делопроизводству
                    в Администрации города Кургана и ее органах

                    Образец оформления журнала учета выдачи печатей и штампов

                    Журнал учета выдачи печатей и штампов

                    п/п

                    Оттиск

                    печати

                    (штампа)

                    Наименова-

                    ние печати

                    (штампа)

                    Дата получения

                    печати

                    (штампа) от

                    изготовителя

                    Предприятие-

                    изготовитель,

                    дата и № сопро-

                    водительного

                    документа

                    Кому выдана

                    (должность,

                    подразделение)

                    1

                    2

                    3

                    4

                    5

                    6

                    Подпись

                    работника

                    Дата возврата

                    печати

                    Подпись

                    работника

                    Дата уничтожения

                    печати

                    Дата, номер

                    акта

                    7

                    8

                    9

                    10

                    11

                    ____________________________________

                    СОДЕРЖАНИЕ

                    " Правовые акты Администрации города Кургана и ее органов оформляются в порядке, установленном разделом III настоящей Инструкции.

                    * Карточки постеллажного указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на лицевой или торцевой стороне стеллажа.

                    1

                    74

                    76

                    77

                    74

                    84

                    78

                    76

                    82

                    79

                    80

                    84

                    106

                    81

                    82

                    108

                    108

                    83

                    84

                    84

                    85

                    87

                    109

                    114

                    137

                    141

                    верхнее поле 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    отступ - 1,25 см.

                    1 инт.

                    1 инт.

                    1,25 см.

                    левое поле

                    2,5 см.

                    левое поле

                    3 см.

                    правое поле

                    2 см.

                    1 инт.

                    нижнее поле 2 см.

                    нижнее поле 2 см.

                    верхнее поле 2 см.

                    верхнее поле 2 см.

                    1 инт.

                    1 инт.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    левое поле

                    3 см.

                    правое поле

                    2,5 см.

                    1 инт.

                    правое поле

                    2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    отступ - 1,25 см.

                    1 инт.

                    Не менее чем через 1 пустую строку

                    от последней строки

                    текста приложения

                    нижнее поле 2 см.

                    верхнее поле 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    отступ - 1,25 см.

                    правое поле

                    2 см.

                    1,25 см.

                    левое поле

                    2,5 см.

                    левое поле

                    3 см.

                    1 инт.

                    1 инт.

                    нижнее поле 2 см.

                    верхнее поле 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    2 пустые строки

                    верхнее поле 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    1 инт.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    2 пустые строки

                    1,25 см.

                    отступ - 1,25 см.

                    правое поле

                    2 см.

                    левое поле

                    3 см.

                    1 инт.

                    1 инт.

                    правое поле

                    2 см.

                    левое поле

                    2,5 см.

                    нижнее поле 2 см.

                    верхнее поле 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1 инт.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    2 пустые строки

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1,25 см.

                    2 пустые строки

                    1,25 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    1-2 пустые строки

                    1,25 см.

                    1,25 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    3 пустые строки

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    2 пустые строки

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    2 пустые строки

                    1,25 см.

                    1,25 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    3 пустые строки

                    Ф.№__________

                    Оп.№_________

                    Д.№__________

                    На _______листах

                    Хранить________

                    Ф. №__________

                    Оп. №_________

                    Д. №__________

                    1 инт.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    верхнее поле не менее 2 см.

                    правое поле

                    не менее 1 см.

                    левое поле

                    не менее 2 см.

                    нижнее поле не менее 2 см.

                    не менее чем через 1 пустую строку

                    ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

                    ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

                    Сертификат 1а111ааа000000000011

                    Владелец Николаев Николай Николаевич

                    Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2018

                    Н.Н. Николаев

                    Наименование должности

                    Эмблема органа
                    власти

Возврат к списку